MS Access Untuk Pemula (01)

Oleh: Haer Talib (HaerTalib.com)

Artikel ini merupakan seri pertama dari rangkaian tulisan MS Access untuk Pemula. Pada artikel ini saya akan membahas sedikit tentang software Microsoft Access sehingga rekan-rekan yang baru mengenalnya mendapatkan gambaran yang umum.

Apa Itu Microsoft Access?


Microsoft Access adalah software aplikasi untuk mengelola data. Microsoft Access dikenal sebagai salah satu aplikasi dalam suite Microsoft Office, bersama-sama Microsoft Excel (untuk mengolah angka / membuat kertas kerja/worksheet), Microsoft Word (untuk mengolah kata/word processor), dan yang lainnya. Jadi, Microsoft Access memang disediakan untuk mengelola data.

Di antara aplikasi Microsoft Office yang paling banyak dipakai adalah Microsoft Excel dan Microsoft Word. Sepertinya menjadi keharusan pemakai komputer untuk menguasai kedua aplikasi tersebut (di samping yang lain sesuai dengan kebutuhan kerja yang spesifik, misalnya Microsoft Outlook untuk email, Microsoft PowerPoint untuk membuat presentasi, dan lain-lain).

Ada rekan yang saking seringnya menggunakan Microsoft Excel, apa saja pekerjaan yang harus dilakukan dengan komputer, dia menggunakan Microsoft Excel, termasuk untuk menyimpan dan mengolah data. Tentu hal ini boleh saja, namun kurang sesuai karena untuk menyimpan dan mengelola data sudah disediakan aplikasi yang khusus yaitu Microsoft Access.

Kesulitan Menggunakan Microsoft Access


Mengapa rekan tadi menyimpan dan mengolah data menggunakan Microsoft Excel, bukan dengan Microsoft Access? Kenyataannya, menggunakan Microsoft Access dirasa lebih sulit dan membingungkan.

Ketika menjalankan Microsoft Excel, kita bisa membuka sebuah workbook kosong tanpa harus menyimpan filenya (Save) terlebih dahulu, dan langsung bisa bekerja. Pilihan untuk menyimpan atau membiarkan workbook diambil ketika kita sudah selesai bekerja, atau ingin menutup aplikasi Microsoft Excel. Berbeda dengan Microsoft Access, dimana di awal anda menjalankannya, kita sudah harus menentukan apakah membuka file yang sudah ada (Open) atau membuat file yang baru (dan harus menyimpan/menentukan nama file dan lokasi penyimpanannya).

Kesulitan (atau hambatan) kedua yang saya tangkap adalah pada term DATA dan DATABASE. Jika hanya sekadar DATA, pada Excel juga kita memasukkan dan mengolah data. Namun term DATABASE terkesan sangat kompleks dan membuat keder. Padahal, database ‘hanyalah’ sekumpulan data yang akan digunakan untuk menghasilkan informasi. Memang sih ada kaidah-kaidah atau aturan dalam menyusun database sehingga efektif dan efisien, tetapi sudah ada teorinya dan dapat dipelajari sedikit demi sedikit.

Memilih Microsoft Excel atau Microsoft Access


Sekarang, apakah anda sudah memutuskan untuk menggunakan Microsoft Access saja untuk mengolah data?

Sebenarnya, Microsoft Excel juga sudah dilengkapi dengan fitur-fitur untuk mengelola data(base). Asal data anda rapi saja tersimpan dalam worksheet dan anda bisa menggabung-gabungkan (relasi) data tersebut, maka anda sudah menyimpan data sebagai database.

Namun kelemahannya kalau anda menyimpan data dalam worksheet, maka data tersebut akan “dibuka” semua ketika anda memuat workbooknya, menyebabkan “loading” lambat dan terkadang kerja pun menjadi lambat.

Pada Excel sekarang tersedia fitur Excel Table, dimana kita bisa memasukkan data dan mengelolanya “secara database”, misalnya menentukan tipe data yang boleh dimasukkan (melalui fitur Data Validation) atau menggunakan fitur-fitur Excel Data Table yang lain.

Menurut pengamatan saya, jika data yang anda kelola hanya sedikit, maka anda bisa menggunakan Microsoft Excel. Begitu anda membuka workbook, maka anda sudah bisa melihat data anda, melakukan pencarian kembali, sort, filter, dan memformatnya untuk sebuah laporan.

Namun jika data anda banyak dan terus bertambah seiring berjalannya waktu, misalnya tahun, bulan, bahkan harian, maka anda sudah seharusnya menggunakan aplikasi khusus untuk mengelola data(base). Database keluarga, atau database warga di RT dan RW, masih bisa dikelola dengan Microsoft Excel. Tetapi jika data itu berupa order barang yang selalu masuk, rencana delivery, rencana produksi, inventory control, maka seharusnya anda menggunakan aplikasi khusus database seperti Microsoft Access.

Anda perlu menggunakan Microsoft Access juga, jika:
  • Data ingin dibuka dan dikelola bersama-sama orang lain dalam jaringan komputer (LAN). Jika menggunakan Excel, begitu seseorang membuka filenya, maka rekan yang lain tidak bisa membukanya untuk diedit.
  • Data ingin dipisahkan dari “aplikasi” yang mengelolanya. Data disimpan di suatu tempat pada komputer yang menjadi “server”, dan pemakai hanya membuka file aplikasi yang terhubung dengan data (file aplikasi tidak menyimpan data). Dengan cara ini data menjadi lebih aman/selamat.
  • Anda ingin membuat aplikasi yang akan berjalan otomatis atau semi-otomatis memanfaatkan fitur-fitur pemrograman, dimana hal ini lebih mudah dilakukan pada Microsoft Access ketimbang Microsoft Excel.

Mengapa Microsoft Access?


Mungkin timbul pertanyaan, apakah harus Microsoft Access untuk mengelola database?

Saat saya menulis ini (Mei 2019) saya tidak mempunyai pilihan yang lebih mudah dan lebih baik dari Microsoft Access. Tahun lalu saya menulis tentang pilihan tools untuk menggantikan Microsoft Access (rumahaccess.com/2018/09/mengapa-harus-access.html) dan sampai pada kesimpulan belum ada tools untuk menggantikan Microsoft Access (khususnya bagi saya).

Microsoft Access lebih mudah kita dapatkan untuk sistem operasi Windows, dan pemakaiannya (look and feel) hampir sama dengan aplikasi dari Microsoft lainnya.

Microsoft Access menyediakan sistem database sendiri yang berada pada Windows, serta bisa menggunakan sistem database lain.

Microsoft Access menyediakan fasilitas untuk membuat program aplikasi yang mudah digunakan namun tidak kalah dengan tools lain baik dari segi kemampuannya maupun kekayaan fiturnya.

Jadi, memilih Microsoft Access sebagai sistem database maupun sebagai tool untuk mengelola database tidaklah salah.

Mengenal Karakter dan Spesifikasi Microsoft Access


Sebelum anda menentukan pilihan terhadap Microsoft Access, mungkin ada baiknya juga anda mengenal karakter dan spesifikasinya.

Microsoft Access hanya bisa dijalankan pada komputer yang menggunakan sistem operasi Windows! Jadi tidak bisa dijalankan pada Android, Apple Macintosh, Linux, atau sistem operasi lainnya. Sampai saat ini saya belum bisa menjalankan Microsoft Access pada gadget seperti tablet dan smartphone, masih harus menggunakan komputer.

Microsoft Access tidak gratis. Jika anda membeli Microsoft Office, perhatikan paketnya apakah mengandung Microsoft Access atau tidak. Jika anda berlangganan Office 365 (online), Microsoft Access-nya tetap perlu diinstal pada PC. Microsoft Access juga bisa dibeli secara terpisah dari Microsoft Office.

Anda memerlukan Microsoft Access yang full version jika ingin membuat dan mengelola database. Namun jika anda hanya ingin menjalankan aplikasi yang dibuat dengan Microsoft Access, anda tidak harus membeli Access yang full version, namun bisa menggunakan yang runtime version. Access runtime version ini gratis dan bisa didownload sendiri (lihat menu Download di situs RumahAccess.com).

Saat ini Microsoft Access versi 2019 sudah tersedia, namun anda masih bisa menggunakan versi-versi sebelumnya (2007, 2010, 2013, 2016). Versi-versi ini menggunakan format file database .accdb. Versi yang lebih lama juga masih bisa digunakan (97, 2000, 2003). Versi-versi ini menggunakan format file database .mdb. Ketentuan umumnya, versi yang lebih baru bisa membuka file database yang dibuat dengan versi yang lebih lama, namun tidak bisa sebaliknya. Jika di kantor anda terdapat beberapa versi Microsoft Access, maka sebaiknya file database dibuat dengan versi yang paling lama karena bisa dibuka pada versi yang lebih baru.

Ada sedikit problem terkait versi bit-nya. Microsoft Access tersedia dalam versi 32bit dan 64bit (dan ini harus sesuai dengan versi bit Microsoft Office yang terinstal pada komputer). Jika anda harus menjalankan aplikasi yang sudah disimpan dalam format .accde (executable version) maka anda harus memasang Microsoft Access sesuai bit file .accde tersebut. Jadi, jika anda di kantor memutuskan untuk menggunakan Microsoft Access, usahakan semuanya dalam versi bit yang sama (pilih 32bit atau 64bit), lalu sepakati dengan developer aplikasi untuk membuat sesuai versi bit tersebut.

Saya pribadi hanya menyediakan aplikasi versi 32bit dengan pertimbangan lebih bisa memaksa user untuk menggunakan versi 32bit ketimbang versi 64bit. Seperti diketahui, Microsoft Access 32bit bisa dipasang pada Windows 32bit dan 64bit, sedangkan Microsoft Access 64bit hanya bisa dipasang pada Windows 64bit.

Sampai di sini dulu pembahasan tentang karakter dan spesifikasi Microsoft Access, karena masih banyak juga hal lainnya yang tidak bisa dibahas semua di sini.

Memasang Microsoft Access


Instalasi Microsoft Access umumnya dilakukan bersamaan dengan instalasi Microsoft Office, kecuali anda membeli Microsoft Access secara terpisah. Instalasi juga dilakukan walaupun anda menggunakan Microsoft Access versi runtime.

Sebagai tambahan, anda bisa menginstal Microsoft Access berbagai versi sekaligus dalam sebuah komputer, misalnya versi 2013, 2016, dan 2019. Jika di dalam komputer ada beberapa versi Access, ketika anda menjalankan versi yang berbeda dari sebelumnya, maka akan dilakukan konfigurasi ulang (butuh waktu sebelum versi yang berbeda tersebut dapat dijalankan).

Jika anda hanya menginstal Microsoft Access versi runtime, anda tidak bisa menjalankannya seperti biasa. Access runtime akan otomatis berjalan jika anda membuka file Access (misalnya dengan cara double-click).

***

Demikian pengenalan terhadap Microsoft Access sebagai pengantar kita dalam belajar menggunakan Microsoft Access bagi pemula. Tentu masih banyak informasi yang terkait namun tidak bisa dibahas semua.

(Bersambung)


Tidak ada komentar: