MS Access untuk Pemula (03)

Oleh: Haer Talib (HaerTalib.com)

Artikel ini merupakan seri ketiga dari rangkaian tulisan MS Access untuk Pemula. Pada artikel ini kita akan melanjutkan dengan cara membuka file database dan mengisi data pada table.


(Klik di sini untuk membuka seri sebelumnya)

Membuka File Database


Istilah “File Database” umumnya digunakan untuk file yang dibuat dengan Microsoft Access, dalam hal ini berekstensi .accdb. “File Database” ini bisa mengandung objek-objek aplikasi saja (query, form, report, macro, module), atau hanya mengandung objek data (table), atau mengandung keduanya (objek aplikasi maupun objek data). File database sering disebut juga “File Access”.

Untuk membuka sebuah file database, dapat dilakukan dengan cara “yang biasa”, yaitu:
  • Double-click file tersebut pada jendela Windows Explorer, atau
  • Jalankan software Microsoft Access, klik menu File > Open, lalu telusuri lokasi penyimpanan dan pilih file yang ingin dibuka, klik “Open”.

PERHATIAN: Sebuah file database bisa dibuka berkali-kali. Secara default, file database dibuka secara “shared” artinya anda bisa mengedit data di semua file yang dibuka (baik yang dibuka oleh anda sendiri di satu komputer atau yang dibuka bersama oleh teman di komputer yang lain), dan data tersebut akan saling terlihat di semua file yang dibuka. Anda juga bisa menambahkan objek di sebuah jendela Access dan menambahkan objek lain di jendela Access yang lain, namun jika sebuah objek sedang dimodifikasi (design) maka tidak bisa dibuka di jendela Access yang lain.

Perilaku buka file ini perlu anda perhatikan, di samping menikmati keuntungannya, juga agar anda tidak membuka sebuah file beberapa kali tanpa sengaja.


Gambar 1. Membuka file database “TOKO” beberapa kali secara bersamaan

Ketika membuka sebuah file database pertama kali, walaupun anda yang membuat file database itu, akan muncul peringatan dari Access, seperti pada Gambar 2.


Gambar 2. Pesan keamanan ketika membuka file database

Klik “Enable Content”, jangan klik tombol “X” untuk menutupnya.

“Enable Content” artinya anda membolehkan module (kode program), macro, atau action query untuk bekerja. Jika anda menutup pesan keamanan ini tanpa “Enable Content”, maka ketiga objek tersebut tidak akan bekerja (dipasung). Anda perlu “Enable Content” jika file database itu anda buat sendiri, atau anda menerima file database dari pihak lain dan anda percaya bahwa file database tersebut aman. Ingat, file database Access bisa saja mengandung program “jahat” yang mengancam komputer anda.

Memasukkan Data Barang


Pada latihan yang lalu anda sudah membuat tbl_Barang, yaitu objek table untuk menyimpan data barang yang dijual di toko.

Sekarang, anda akan berlatih memasukkan data barang. Jika anda mempunyai toko atau usaha dagang, anda bisa memasukkan data barang yang anda miliki. Bagi anda yang tidak memiliki data barang, cobalah minta daftar barang dari kenalan anda yang memilikinya, atau terpaksa anda karang sendiri sepengetahuan anda. Berlatih dengan data yang real akan lebih baik daripada menggunakan data karangan, karena tidak realistis, dan anda tidak menjumpai kerumitannya.

Untuk memasukkan data barang, pada bidang di sebelah kiri (namanya Navigation Pane), double-click objek tbl_Barang. Akan muncul tampilan seperti pada Gambar 3. Table yang dibuka ditampilkan dalam bentuk Datasheet.


Gambar 3. Membuka tbl_Barang dalam bentuk Datasheet

Pada Datasheet, anda mulai bisa memasukkan data. Isilah kode barang pada kolom (field) Kode_Barang, nama barang pada kolom Nama_Barang, dan seterusnya. Anda tidak perlu mengisi kolom RecID dan RecTime karena akan diisi otomatis oleh Access. Setiap barang diisi pada baris (record) sendiri-sendiri.

Kolom Kode_Barang bisa diisi hingga 20 karakter (huruf dan angka) dan boleh menggunakan spasi (karena merupakan data). Dalam Database, sebuah data (record) diwakili oleh sebuah kolom kunci, dalam hal ini kolom (atau field) Kode_Barang yang sudah kita tetapkan sebagai kunci primer (primary key). Kunci primer tidak boleh kosong dan harus unik (tidak boleh sama). Pada Access, perbedaan huruf besar (kapital) dan huruf kecil tidak dihiraukan (dianggap sama).

Kode barang tidak harus penuh 20 karakter, namun boleh 1, 2, 3 karakter. Spasi kosong di belakang data tidak dihiraukan (tidak disimpan). Kode barang bisa berupa huruf, bisa berupa angka, atau kombinasi keduanya. Jika ingin menggunakan barcode, anda harus memasang barcode scanner pada komputer (umumnya sistem colok saja di port USB sudah otomatis berfungsi), lalu scan barcode yang ada di barang maka kode yang dikandung barcode tersebut otomatis akan masuk ke field Kode_Barang (cursor ditempatkan di field Kode_Barang ketika melakukan scan barcode).

Nama barang harus diketik. Usahakan nama barang yang singkat (maksimum 50 karakter seperti yang kita tentukan ketika membuat tbl_Barang) agar muat dalam struk / slip penjualan (jika nanti akan menggunakan printer mini / printer cashier).

Selanjutnya isilah data untuk setiap kolom yang lain. Kolom Keterangan boleh diisi dan boleh juga tidak diisi. Fungsinya hanya untuk memberi keterangan saja tentang barang tersebut (jika diperlukan).

Setiap kali anda mengisi data pada sebuah baris/record, maka sebuah baris kosong akan disediakan di bagian bawah. Anda tidak bisa menyisipkan baris kosong di antara baris yang sudah ada, tetapi hanya bisa mengisi data baru di baris yang paling bawah. Nanti data akan otomatis diurutkan (sort) berdasarkan kunci primernya, yaitu field Kode_Barang.

Urutan data bisa leluasa diatur, misalnya ingin diurutkan berdasarkan nama barang. Caranya, klik-kanan pada judul kolom (column header) yang ingin dijadikan kunci pengurutan, lalu pilih “Sort A to Z” maka urutan data akan berubah sesuai data di kolom tersebut. Tetapi perubahan urutan ini bersifat sementara dan akan kembali diurutkan berdasarkan kunci primernya. (Untuk membuat urutan data yang permanen selain berdasarkan kunci primer bisa dilakukan dengan objek query).

Untuk menghapus baris data, klik record selector (bagian paling kiri/sebelah kiri kolom pertama) untuk menyeleksi (select) record, lalu tekan tombol Delete di keyboard. Bisa juga klik-kanan pada record selector lalu pilih “Delete Record” pada menu yang muncul.


Gambar 4. Menghapus baris data / record

Kita bisa menghapus banyak record sekaligus dengan cara klik pada record selector pertama lalu seret mouse (drag) ke record lainnya yang ingin dihapus, kemudian tekan Delete. Jika ingin menghapus semua record, tekan Ctrl+A (Select All) lalu tekan Delete. Select All juga bisa dilakukan dengan klik pojok kiri-atas Datasheet.

Perlu diperhatikan bahwa data otomatis akan disimpan jika anda pindah record (cursor pindah ke baris lain). Jika data (record) sudah disimpan atau dihapus tidak bisa dikembalikan (undo). Pembatalan perubahan data hanya bisa dilakukan jika cursor masih ada pada record yang diedit (ada ikon pensil di record selector), yaitu dengan cara menekan tombol Esc pada keyboard. Penekanan Esc pertama akan membatalkan perubahan pada field, penekanan Esc kedua akan membatalkan perubahan pada record.

Jika anda perhatikan, nilai pada kolom RecID akan meningkat terus. Jika anda mengetik sebuah huruf pada record baru, nilai RecID otomatis muncul. Jika anda membatalkan record tersebut (menekan Esc), nilai RecID yang sudah muncul tadi tidak akan muncul lagi, namun sudah meningkat. Anda tidak perlu kuatir dengan “lompatnya” nilai ini karena fungsinya memang hanya untuk kronologi penciptaan record, dan sebagai “ID” yang mudah digunakan di kemudian hari.

Jika anda menghapus record, nilai RecID record tersebut otomatis akan ikut hilang juga, dan tidak bisa dikembalikan. Hal ini pun tidak perlu dikuatirkan.

Bekerja Dengan Datasheet


Selain menambahkan dan menghapus record, anda juga sudah dikenalkan dengan cara mengubah urutan data, yaitu dengan klik-kanan judul kolom dan memilih urutan yang diinginkan.

Pada Datasheet, anda juga bisa:
  • Membesarkan dan mengecilkan ukuran kolom (resize). Caranya: klik garis pemisah judul kolom (mouse pointer akan berubah) lalu seret ke kiri atau ke kanan. Double-click garis pemisah judul kolom tersebut untuk otomatis mengubah ukuran kolom sesuai lebar data (auto fit), sama seperti pada Excel.
  • Memindahkan letak kolom (move). Caranya: klik judul kolom lalu seret ke posisi yang diinginkan.
  • Menyembunyikan kolom (hide). Caranya: klik-kanan judul kolom lalu pilih menu “Hide Fields”.
  • Anda bisa melakukan move dan hide untuk banyak kolom sekaligus. Caranya: klik judul kolom pertama lalu seret (drag) mouse ke kolom lainnya. Setelah itu seret kolom yang sudah terseleksi ke posisi baru, atau klik-kanan judul kolom untuk menampilkan menu.
  • Untuk menampilkan kembali kolom yang disembunyikan, klik-kanan pada salah satu judul kolom yang ada lalu pilih menu “Unhide Fields”. Akan muncul daftar field. Beri centang pada field yang ingin ditampilkan atau hilangkan tanda centang pada field yang ingin disembunikan.
  • Jika anda ingin mencari data, gunakan “Search” di bagian bawah Datasheet. Ketik teks yang ingin anda cari. Anda juga bisa menggunakan fasilitas Find, yaitu dengan menekan Ctrl+C.
  • Untuk melakukan filter data, klik tanda panah pada judul kolom (sama seperti Excel, namun di sini terbatas pada jumlah data yang sedikit yang akan ditampilkan pilihannya).
  • Untuk menyimpan “layout” Datasheet (lebar kolom, posisi kolom, field yang disembunyikan), tekan Ctrl+S (Save). Save di sini bukan menyimpan data (karena data otomatis disimpan ketika pindah record), namun untuk menyimpan layout Datasheet.


Gambar 5. Mencari data dengan fasilitas Find



Gambar 6. Memfilter data

Copy-Paste Data


Jika anda perhatikan screenshot yang saya tampilkan, saya sudah memiliki 4332 record data barang. Tentu tidak mudah mengetik seluruh record tersebut. Saya memang melakukan copy-paste data yang sudah ada pada file Excel.

Cara copy-paste data dari Excel:
  1. Pastikan data di Excel sudah tersusun seperti kolom pada table. Jika urutan kolomnya tidak sama, anda bisa mengubah urutan kolom di table Access (karena lebih mudah). Yang penting, kolom-kolom di Excel yang akan dicopy letaknya berurutan, tidak ada kolom yang disembunyikan di antara kolom yang akan dicopy (karena akan ikut tercopy juga).
  2. Pada Access, kolom yang tampil hanya kolom yang akan diisi data dari Excel. Kolom RecID dan RecTime bisa disembunyikan terlebih dahulu.
  3. Select data yang akan dicopy (di Excel), tekan Ctrl+C untuk mengcopy.
  4. Pindah ke Access, klik Record Selector yang terakhir (record baru), lalu tekan Ctrl+V (paste). Jika tidak ada kesalahan, data otomatis akan masuk semua.

Hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan copas data dari Excel adalah: data pada Excel harus sama tipenya dengan kolom pada Access. Misalnya, data Harga Jual dan Harga Beli. Pada Excel, data tersebut harus dalam angka (numeric). Jika ada salah satu sel mengandung huruf (bukan angka), maka proses copas akan terhenti dan muncul pesan kesalahan.

Untuk mengatasinya, anda harus “membersihkan” data pada Excel terlebih dahulu sebelum mengulangi copas. Anda juga bisa melakukan copas secara bertahap.

Jika anda ingin mengcopy data dari Access ke Excel, caranya lebih mudah. Seleksi record yang akan dicopy, atau tekan Ctrl+A untuk menyeleksi semua record, lalu tekan Ctrl+C untuk mengcopy.

Pindah ke Excel, klik sel dimana data akan ditempatkan. Tekan Ctrl+V untuk menempelkan data. Selesai.

Sampai di sini dulu pembahasan dan latihan kita kali ini. Anda bisa meneruskan dengan mengisi data pelanggan dan supplier.

(bersambung)


Event Sequence

Source: https://sourcedaddy.com/ms-access/event-sequence.html

Agar mudah dicari kembali, saya taruh di RumahAccess.

Sometimes even a fairly simple action on the part of the user raises multiple events in rapid succession. As an example, every time the user presses a key on the keyboard, the KeyDown, KeyPress, and KeyUp events are raised. Similarly, pressing the left mouse button fires the MouseDown and MouseUp events, as well as a Click event. It's your prerogative as a VBA developer to decide which events you program in your Access applications.

Events don't occur randomly. Events actually fire in a predictable fashion, depending on which control is raising the events. Sometimes the trickiest aspect of working with events is keeping track of the order in which events occur. It may not be intuitive, for example, that the Enter event occurs before the GotFocus event (see Table 12.2) or that the KeyDown event occurs before the KeyPress event (see Table-3).

Looking at common event sequences

Here are the sequences of events for the most frequently encountered form scenarios:
  • Opening and closing forms
    • When a form opens: Open (form) → Load (form) → Resize (form) → Activate (form) → Current (form) → Enter (control) → GotFocus (control)
    • When a form closes: Exit (control) → LostFocus (control) → Unload (form) → Deactivate (form) → Close (form)
  • Changes in focus
    • When the focus moves from one form to another: Deactivate (form1) → Activate (form2)
    • When the focus moves to a control on a form: Enter → GotFocus
    • When the focus leaves a form control: Exit → LostFocus
    • When the focus moves from control1 to control2: Exit (control1) → LostFocus (control1) → Enter (control2) → GotFocus (control2)
    • When the focus leaves the record in which data has changed, but before entering the next record: BeforeUpdate (form) → AfterUpdate (form) → Exit (control) → LostFocus (control) → Current (form)
    • When the focus moves to an existing record in Form view: BeforeUpdate (form) → AfterUpdate (form) → Current (form)
  • Changes to data
    • When data is entered or changed in a form control and the focus is moved to another control: BeforeUpdate → AfterUpdate → Exit → LostFocus
    • When the user presses and releases a key while a form control has the focus: KeyDown → KeyPress → KeyUp
    • When text changes in a text box or in the text-box portion of a combo box: KeyDown → KeyPress → Change → KeyUp
    • When a value that is not present in the drop-down list is entered into a combo box's text area: KeyDown → KeyPress → Change → KeyUp → NotInList → Error
    • When data in a control is changed and the user presses Tab to move to the next control:
      Control1: KeyDown → BeforeUpdate → AfterUpdate → Exit → LostFocus
      Control2: Enter → GotFocus → KeyPress → KeyUp
    • When a form opens and data in a control changes: Current (form) → Enter (control) → GotFocus (control) → BeforeUpdate (control) → AfterUpdate (control)
    • When a record is deleted: Delete → BeforeDelConfirm → AfterDelConfirm
    • When the focus moves to a new blank record on a form and a new record is created when the user types in a control: Current (form) → Enter (control) → GotFocus (control) → BeforeInsert (form) → AfterInsert (form)
  • Mouse events
    • When the user presses and releases (clicks) a mouse button while the mouse pointer is on a form control: MouseDown → MouseUp → Click
    • When the user moves the focus from one control to another by clicking the second control:
      Control1: Exit → LostFocus
      Control2: Enter → GotFocus → MouseDown → MouseUp → Click
    • When the user double-clicks a control other than a command button: MouseDown → MouseUp → Click → DblClick → MouseUp


MS Access untuk Pemula (02)

Oleh: Haer Talib (HaerTalib.com)

Artikel ini merupakan seri kedua dari rangkaian tulisan MS Access untuk Pemula. Pada artikel ini kita akan mulai menggunakan Microsoft Access untuk membuat file database dan membuat table data.



(Klik di sini untuk melihat artikel pertama)


Menjalankan Microsoft Access


Saya berasumsi anda sudah memiliki Microsoft Access versi yang baru, paling tidak versi 2007. Pada tulisan ini saya menggunakan Microsoft Access versi 2010, atau kita sebut “Access 2010”. Mulai dari Access 2007, file database yang digunakan sudah dalam format .accdb (versi sebelumnya menggunakan format file .mdb). antara Access 2007 dengan Access 2010 “tampak” sedikit berbeda, namun anda masih bisa latihan mengikuti tulisan ini. Untuk versi-versi 2013, 2016, dan 2019 “tampak” mirip dengan versi 2010, dan jika ada perbedaan in syaa Allah akan saya sebutkan, atau anda sendiri bisa menyesuaikannya.

CATATAN: anda harus memiliki Microsoft Access versi full (full version) untuk bisa membuat file database dan menggunakannya untuk mengelola data atau membuat program aplikasi. Microsoft Access versi runtime (runtime version) hanya bisa digunakan untuk menjalankan program aplikasi yang dibuat dengan Microsoft Access.

Untuk menjalankan Microsoft Access, tekan tombol Windows lalu ketik “Access” untuk mencari aplikasi Microsoft Access (asumsi: anda menggunakan Windows 8 atau yang lebih baru). Klik ikon “Microsoft Access” untuk menjalankannya. Cara lain adalah dengan double-click ikon “Microsoft Access” pada Desktop atau Taskbar (jika ada).



Gambar 1. Tampilan Microsoft Access 2010 ketika dijalankan

Membuat File Database


Pada Access 2010 akan tampak seperti Gambar 1. Di sini kita akan membuat sebuah file database baru.
  1. Pastikan halaman “New”, lalu klik pada ikon “Blank Database”.
  2. Klik ikon “Folder” lalu arahkan ke lokasi penyimpanan file database yang diinginkan. Beri nama file, dan untuk latihan kita berilah nama file “TOKO” lalu klik “OK”.
  3. Klik tombol “Create”.

Mungkin anda bertanya, apa saja arti pilihan yang tersedia pada layar di atas? Selain “Blank Database” ada juga “Blank Web Database” dan “Templates”.

Blank Database” digunakan jika kita ingin membuat file database “biasa” atau yang umum untuk menyimpan data. Pilihan ini untuk membuat “desktop database”.

Blank Web Database” digunakan untuk membuat file database yang bisa diakses melalui Web Browser. Database ini bisa diakses melalui jaringan Intranet maupun Internet, namun databasenya harus disimpan (hosted) pada sebuah Sharepoint Server.

Templates” adalah model database yang disediakan oleh Microsoft (atau pihak ketiga) yang bisa langsung digunakan, misalnya untuk membuat Database Assets, Database Contacts, dan lain-lain sesuai template yang tersedia (template ada yang terinstal bersama Microsoft Access dan ada pula yang tersedia secara online pada situs Office.om). Anda bisa mencoba membuat database berdasarkan template ini dimana Access akan otomatis menyediakan semua objek-objek yang diperlukan dan anda bisa langsung menggunakan database yang tercipta.

Untuk latihan, kita akan membuat database “biasa” dimana kita akan membuat sendiri objek-objek yang diperlukan.

Sebagai perbandingan, berikut ini adalah tampilan jika menggunakan Access 2013.


Gambar 2. Tampilan Microsoft Access 2013 ketika dijalankan

Untuk membuat file database baru, klik “Blank desktop database”, lalu tentukan lokasi penyimpanan dan nama file database (untuk latihan, buatlah file database dengan nama “TOKO”).


Gambar 3. Membuat file database dengan Microsoft Access 2013

Seperti terlihat pada Gambar 2, pada Microsoft Access 2013 istilah “Blank Database” berubah menjadi “Blank desktop database”, sedangkan istilah “Blank Web Database” berubah menjadi “Custom web app”. Perubahan ini hanya pada nama atau istilah saja.

Selanjutnya, setelah menentukan nama file database dan lokasi penyimpanannya, klik tombol “Create”. Pada Access 2013 akan tampak sebagai berikut:



Gambar 4. Tampilan file database baru pada Access 2013

Sedangkan pada Microsoft Access 2010 akan tampak sebagai berikut:



Gambar 5. Tampilan file database baru pada Microsoft Access 2010

Terlihat “hampir” sama, bukan?

Saat ini, klik tombol “X” kecil di sebelah kanan atas table untuk menutup Table1. Kita tidak memerlukan table yang otomatis disediakan oleh Access ini karena kita akan membuat sendiri mulai dari awal. Jika anda penasaran dengan table yang otomatis disediakan Access tersebut, setelah menutupnya, klik menu (ribbon) “CREATE” lalu klik ikon “Table”, maka objek table yang tadi pun akan muncul. Table ini disediakan oleh Access agar pemakai pemula bisa langsung memasukkan data seperti pada Excel. Namun demikian, umumnya pemakai Access tidak menggunakan table ini karena lebih suka menyusun sendiri struktur table yang diinginkan.

Objek-Objek pada Access


Table adalah objek yang menyimpan data. Selain Table, objek yang tersedia pada Access adalah: Query, Form, Report, Macro, dan Module.

Sebagai perkenalan, berikut ini saya jelaskan sedikit tentang objek Access.

Query adalah objek untuk mengakses data. Query berisi perintah SQL (Structured Query Language) untuk mengakses data dari table atau dari query lainnya. Jadi query tidak memiliki atau menyimpan data.

Form adalah objek untuk menampilkan data, atau sebagai interface untuk memasukkan data.

Report adalah objek untuk mengatur tata letak data jika ingin dicetak (printout).

Macro adalah obek yang memuat perintah (command) tanpa menuliskan program.

Module adalah objek yang memuat perintah pemrograman (script atau code program).

Sebuah file Access tidak harus memiliki semua objek tersebut di atas. File yang digunakan untuk menyimpan data saja mungkin hanya berisi objek Table (tanpa objek yang lainnya). File seperti ini biasanya disebut “file database”. File yang lain mungkin tidak memiliki objek Table, tetapi memiliki objek selain Table. File ini biasanya disebut “file aplikasi”. File aplikasi dihubungkan dengan file database menggunakan Link Table. Namun demikian, bisa saja sebuah file Access sudah mengandung objek database (Table) dan objek aplikasi (selain Table) sekaligus.

Membuat Table


Sekarang kita akan membuat table untuk menyimpan data. Kita akan selalu menggunakan tool “Design” dan tidak menggunakan “Wizard” agar memahami dari dasar dan tidak repot menjelaskan langkah-langkah Wizard.

Ketika ingin “membuat” sebuah objek, menu (ribbon) yang diklik adalah CREATE, lalu klik ikon perintah Design sesuai objek yang ingin dibuat. Misalnya jika ingin membuat Table, maka klik menu CREATE > Table Design. Jika ingin membuat Query, maka klik menu CREATE > Query Design, demikian seterusnya.

Sesuai dengan nama database yang kita buat untuk latihan, yaitu “TOKO”, kita akan membuat objek-objek table untuk keperluan toko. Di sini kita akan merekam data: Barang, Pelanggan, Pemasok (Supplier), transaksi Penjualan, dan transaksi Pembelian.



Gambar 6. Membuat Tabel Barang

Berikut ini tata cara pembuatan table:

  1. Klik menu CREATE > Table Design. Tampak tampilan seperti Gambar 6.
  2. Masukkan / ketik susunan field seperti pada gambar.
  3. Pada field RecTime, klik property Default Value di bagian bawah dan ketik Now()
  4. Field Kode_Barang menggunakan tipe data “Text” dengan ukuran 20 characters (pada Access 2013 dan yang lebih baru, tipe data ini berubah menjadi “Short Text”).
  5. Field Nama_Barang berukuran 50 (anda bisa menambahkan ukuran ini jika dirasa perlu, namun ingat bahwa nama barang ini akan dicetak pada struk atau slip penjualan serta laporan-laporan lainnya).
  6. Field Satuan berukuran 10 (satuan ini sering disingkat, misalnya “buah” menjadi “bh”, “lusin” menjadi “ls”, dan sebagainya).
  7. Field Harga_Beli dan Harga_Jual menggunakan tipe data “Currency”, bukan “Number”. Hal ini karena tipe data “Currency” sudah dioptimalkan untuk nilai yang berkaitan dengan uang.
  8. Field Keterangan disediakan untuk menampung data tambahan jika diperlukan / jika ada. Ukurannya 50, namun boleh diubah sesuai keperluan.
  9. Klik field Kode_Barang, lalu pada menu DESIGN, klik “Primary Key”. Field ini akan kita jadikan field kunci untuk menghubungkan data ke table lain.
  10. Simpan table dengan nama “tbl_Barang” (tanpa tanda kutip). Untuk menyimpan objek, klik ikon disket di bagian kiri atas, atau tekan Ctrl+S.

Keterangan:
  • Field RecID dan RecTime bersifat opsional namun saya sangat menyarankan kedua field ini karena sangat bermanfaat dalam pembuatan aplikasi dan untuk keperluan surveillance.
  • Perhatikan nama field tidak menggunakan spasi (walaupun Access membolehkan spasi pada nama field dan nama objek, namun sangat merepotkan nanti di dalam pembuatan aplikasi).
  • Ukuran field Text adalah jumlah huruf (characters) maksimal. Jika data yang diisi kurang dari ukuran tersebut, Access hanya menyimpan data tanpa spasi di belakangnya.

Selanjutnya buatlah table Pelanggan sebagai berikut:



Gambar 7. Membuat Table Pelanggan

Tata cara pembuatan table Pelanggan:
  1. Klik menu CREATE > Table Design
  2. Ketik susunan field seperti pada Gambar 7.
  3. Field Kode_Pelanggan berukuran 20.
  4. Field Nama_Pelanggan berukuran 50.
  5. Field Alamat berukuran 255 (Ukuran maksimal untuk tipe data Text atau Short Text. Umumnya ukuran ini sudah cukup untuk menampung data alamat lengkap termasuk nama kota dan kode pos).
  6. Field Telepon berukuran 150 (Untuk menampung beberapa nomor telepon. Saat ini seseorang umumnya memeliki beberapa nomor telepon termasuk nomor HP atau WA).
  7. Field Email berukuran 150 (Untuk menampung beberapa nomor email atau keterangan tentang email atau akun media sosial lainnya).
  8. Field Keterangan berukuran 255 (Ukuran maksimal).
  9. Klik field Kode_Pelanggan lalu klik menu DESIGN > Primary Key.
  10. Simpan table dengan nama: tbl_Pelanggan

Untuk table Pemasok sama dengan table Pelanggan, hanya field Kode_Pelanggan diubah menjadi Kode_Pemasok, Nama_Pelanggan diubah menjadi Nama_Pemasok. Simpan table dengan nama: tbl_Pemasok

(bersambung)

MS Access Untuk Pemula (01)

Oleh: Haer Talib (HaerTalib.com)

Artikel ini merupakan seri pertama dari rangkaian tulisan MS Access untuk Pemula. Pada artikel ini saya akan membahas sedikit tentang software Microsoft Access sehingga rekan-rekan yang baru mengenalnya mendapatkan gambaran yang umum.

Apa Itu Microsoft Access?


Microsoft Access adalah software aplikasi untuk mengelola data.
Microsoft Access dikenal sebagai salah satu aplikasi dalam suite Microsoft Office, bersama-sama Microsoft Excel (untuk mengolah angka / membuat kertas kerja/worksheet), Microsoft Word (untuk mengolah kata/word processor), dan yang lainnya. Jadi, Microsoft Access memang disediakan untuk mengelola/ mengolah data.

Di antara aplikasi Microsoft Office yang paling banyak dipakai adalah Microsoft Excel dan Microsoft Word. Sepertinya menjadi keharusan bagi pemakai komputer untuk menguasai kedua aplikasi tersebut (di samping aplikasi yang lain sesuai dengan kebutuhan kerja, misalnya Microsoft Outlook untuk email, Microsoft PowerPoint untuk membuat presentasi, dan lain-lain).

Ada rekan yang saking seringnya menggunakan Microsoft Excel, apa saja pekerjaan yang harus dilakukan dia menggunakan Microsoft Excel, termasuk untuk menyimpan dan mengolah data. Tentu hal ini boleh saja, namun kurang sesuai karena untuk menyimpan dan mengelola data sudah disediakan aplikasi yang khusus Microsoft Access.

Kesulitan Menggunakan Microsoft Access


Mengapa rekan tadi menyimpan dan mengolah data menggunakan Microsoft Excel, bukan dengan Microsoft Access? Kenyataannya, menggunakan Microsoft Access dirasa lebih sulit dan membingungkan.

Ketika menjalankan Microsoft Excel, kita bisa membuka sebuah workbook kosong tanpa harus menyimpan filenya (Save) terlebih dahulu, dan langsung bisa bekerja. Pilihan untuk menyimpan atau membiarkan workbook dilakukan ketika kita sudah selesai bekerja, atau ketika ingin menutup aplikasi Microsoft Excel. Berbeda dengan Microsoft Access, dimana dari awal kita harus membuat file dulu alias harus melakukan penyimpanan file (menentukan lokasi penyimpanan dan nama file).

Kesulitan (atau hambatan) kedua adalah pada istilah DATA dan DATABASE. Jika hanya sekadar DATA, pada Excel juga kita memasukkan dan mengolah data. Namun istilah DATABASE terkesan sangat kompleks dan membuat keder. Padahal, database ‘hanyalah’ sekumpulan data yang akan digunakan untuk menghasilkan informasi. Memang sih ada kaidah-kaidah atau aturan dalam menyusun database sehingga efektif dan efisien, tetapi sudah ada teorinya dan dapat dipelajari sedikit demi sedikit.

Memilih Microsoft Excel atau Microsoft Access


Sekarang, apakah anda sudah memutuskan untuk menggunakan Microsoft Access untuk mengolah data?

Sebenarnya, Microsoft Excel juga sudah dilengkapi dengan fitur-fitur untuk mengelola data(base). Asal data anda rapi tersimpan dalam worksheet dan anda bisa menggabung-gabungkan (relasi) data tersebut, maka anda sudah menyimpan database.

Namun kelemahannya kalau anda menyimpan data dalam worksheet, data tersebut akan “dibuka” semua ketika anda membuka workbooknya, sehingga “loading” menjadi lama dan terkadang kerja pun menjadi lambat.

Pada Excel sekarang tersedia fitur Excel Table, dimana kita bisa memasukkan data dan mengelolanya “secara database”, misalnya kita bisa menentukan tipe data yang boleh dimasukkan (melalui fitur Data Validation) atau menggunakan fitur-fitur Excel Data Table yang lain.

Menurut saya, jika data yang dikelola hanya sedikit, maka anda bisa menggunakan Microsoft Excel. Begitu membuka workbook, anda sudah bisa melihat data, melakukan pencarian, sort, filter, atau memformatnya untuk sebuah laporan.

Namun jika data anda banyak dan terus bertambah seiring berjalannya waktu, misalnya tahun, bulan, bahkan harian, maka anda sudah seharusnya menggunakan aplikasi khusus untuk mengelola data(base). Database keluarga, misalnya, atau database warga di RT dan RW, masih bisa dikelola dengan Microsoft Excel. Tetapi jika data itu berupa order barang yang selalu masuk, rencana delivery, rencana produksi, inventory control, maka seharusnya anda menggunakan aplikasi khusus database seperti Microsoft Access.

Anda perlu menggunakan Microsoft Access juga, jika:
  • Data ingin dibuka dan dikelola bersama-sama orang lain dalam jaringan komputer (LAN). Jika menggunakan Excel, begitu seseorang membuka filenya, maka rekan yang lain tidak bisa membukanya untuk diedit.
  • Data ingin dipisahkan dari “aplikasi” yang mengelolanya. Data disimpan di suatu tempat pada komputer yang menjadi “server”, dan pemakai hanya membuka file aplikasi yang terhubung dengan data (file aplikasi tidak menyimpan data). Dengan cara ini data menjadi lebih aman/selamat.
  • Anda ingin membuat aplikasi yang akan berjalan otomatis atau semi-otomatis memanfaatkan fitur-fitur pemrograman, dimana hal ini lebih mudah dilakukan pada Microsoft Access ketimbang Microsoft Excel.

Mengapa Microsoft Access?


Mungkin timbul pertanyaan, apakah harus Microsoft Access untuk mengelola database?

Saat saya menulis ini (Mei 2019) saya tidak mempunyai pilihan yang lebih mudah dan lebih baik dari Microsoft Access. Tahun lalu saya menulis tentang pilihan tools untuk menggantikan Microsoft Access (rumahaccess.com/2018/09/mengapa-harus-access.html) dan sampai pada kesimpulan belum ada tools untuk menggantikan Microsoft Access (terutama bagi saya).

Microsoft Access lebih mudah didapatkan untuk sistem operasi Windows, dan pemakaiannya (look and feel) hampir sama dengan aplikasi dari Microsoft lainnya.

Microsoft Access menyediakan sistem database sendiri yang berada pada Windows, serta bisa juga menggunakan sistem database lain.

Microsoft Access menyediakan fasilitas untuk membuat program aplikasi yang mudah digunakan namun tidak kalah dengan tools lain baik dari segi kemampuannya maupun kekayaan fiturnya.

Jadi, memilih Microsoft Access sebagai sistem database maupun sebagai tool untuk mengelola database tidaklah salah.

Mengenal Karakter dan Spesifikasi Microsoft Access


Sebelum anda menentukan pilihan terhadap Microsoft Access, mungkin ada baiknya juga anda mengenal karakter dan spesifikasinya.

Microsoft Access hanya bisa dijalankan pada komputer yang menggunakan sistem operasi Windows! Jadi tidak bisa dijalankan pada Android, Apple Macintosh, Linux, atau sistem operasi lainnya. Sampai saat ini saya belum bisa menjalankan Microsoft Access pada gadget seperti tablet dan smartphone, namun masih harus menggunakan komputer.

Microsoft Access tidak gratis. Jika anda membeli Microsoft Office, perhatikan paketnya apakah mengandung Microsoft Access atau tidak. Jika anda berlangganan Office 365 (online), Microsoft Access-nya tetap perlu diinstal pada PC. Microsoft Access juga bisa dibeli secara terpisah dari Microsoft Office.

Anda memerlukan Microsoft Access yang full version jika ingin membuat dan mengelola database. Namun jika anda hanya ingin menjalankan aplikasi yang dibuat dengan Microsoft Access, anda tidak harus membeli Access yang full version, namun bisa menggunakan versi runtime. Access runtime version ini gratis dan bisa didownload sendiri (lihat menu Download di situs RumahAccess.com).

Saat ini Microsoft Access versi 2019 sudah tersedia, namun anda masih bisa menggunakan versi-versi sebelumnya (2007, 2010, 2013, 2016). Versi-versi ini menggunakan format file database .accdb. Versi yang lebih lama juga masih bisa digunakan (97, 2000, 2003). Versi-versi ini menggunakan format file database .mdb. Ketentuan umumnya, versi yang lebih baru bisa membuka file database yang dibuat dengan versi yang lebih lama, namun tidak bisa sebaliknya. Jika di kantor anda terdapat beberapa versi Microsoft Access, maka sebaiknya file database dibuat dengan versi yang paling lama karena bisa dibuka pada versi yang lebih baru.

Ada sedikit problem terkait dengan versi bit-nya. Microsoft Access tersedia dalam versi 32bit dan 64bit (dan ini harus sesuai dengan versi bit Microsoft Office yang terinstal pada komputer). Jika anda harus menjalankan aplikasi yang sudah disimpan dalam format .accde (executable version) maka anda harus memasang Microsoft Access sesuai bit file .accde tersebut. Jadi, jika di kantor anda memutuskan untuk menggunakan Microsoft Access, usahakan semuanya dalam versi bit yang sama (pilih 32bit atau 64bit), lalu sepakati dengan developer aplikasi untuk membuat sesuai versi bit tersebut.

Saya pribadi hanya menyediakan aplikasi versi 32bit dengan pertimbangan lebih bisa memaksa user untuk menggunakan versi 32bit ketimbang versi 64bit. Seperti diketahui, Microsoft Access 32bit bisa dipasang pada Windows 32bit dan 64bit, sedangkan Microsoft Access 64bit hanya bisa dipasang pada Windows 64bit.

Sampai di sini dulu pembahasan tentang karakter dan spesifikasi Microsoft Access, karena masih banyak juga hal lainnya yang tidak bisa dibahas semua di sini.

Memasang Microsoft Access


Instalasi Microsoft Access umumnya dilakukan bersamaan dengan instalasi Microsoft Office, kecuali anda membeli Microsoft Access secara terpisah. Instalasi juga perlu dilakukan untuk Access versi runtime.

Sebagai tambahan, anda bisa menginstal beberapa versi Microsoft Access sekaligus pada sebuah komputer, misalnya versi 2013, 2016, dan 2019. Jika di dalam komputer ada beberapa versi Access, ketika anda menjalankan versi yang berbeda dari sebelumnya, maka akan dilakukan konfigurasi ulang (butuh waktu sebelum versi yang berbeda tersebut dapat dijalankan).

Jika anda hanya menginstal Microsoft Access versi runtime, anda tidak bisa menjalankannya seperti biasa. Access runtime akan otomatis berjalan jika anda membuka file Access (misalnya dengan cara double-click filenya).

***

Demikianlah sedikit pengenalan terhadap Microsoft Access sebagai pengantar dalam belajar menggunakan Microsoft Access. Tentu masih banyak informasi yang terkait namun tidak bisa dibahas semua di sini.

(Bersambung)


<< Klik di sini untuk menampilkan seri kedua >>

Kopdar Access Master

Sekarang milis sepi, obrolan sudah pindah ke WA. Rekan-rekan yang tergabung dalam group Access Master tetap saling berhubungan dalam ruang WA, dan sekali-sekali ketemu alias kopdar (kopi darat).

Kali ini kopdar diadakan cukup jauh di daerah Cileungsi, Kab. Bogor, tepatnya di Villa Cileungsi Asri, Dayeuh, Cileungsi, Bogor. Kebetulan ada sebuah rumah yang 'kosong' plus ada halaman/kebun sehingga terasa lebih asri dan santai.

Acara kopdar ini janjiannya melalui group WA, dan sudah direncanakan jauh hari sebelumnya. Tidak tanggung-tanggung yang hadir ada yang dari Jawa Timur (bang Arief Nurshiam), dari Tasikmalaya (bang Yana Karyana), dari Bogor (bang Cecep Wahyu), dari Depok (bang Aksan Kurdin), dari Tangerang (bang Lusky Kurniawan), dari Bekasi (bang Andi Suhandi), dari Jakarta (bang Mulki Akbar dan Mr. Kid), serta 'tuan rumah' bang Haer Talib (Cileungsi, Bogor).


Tidak ada thema khusus yang dibahas pada pertemuan kali ini, hanya sekadar temu kangen saja dan ngobrol secara langsung tentang "perAccessan". Bang Yana Karyana dan bang Cecep Wahyu "didaulat" untuk menunjukkan kebolehan, sementara "senior" yang lain mengomentari dan memberi masukan. Kopdar berlangsung mulai dari pagi hingga sore (bang Arief dan bang Yana malah dari subuh karena perjalanan jauh).

Berikut ini beberapa foto situasi kopdar, disamping foto-foto yang dishare di akun Facebook masing-masing. Semoga ke depannya kita masih bisa kumpul-kumpul lagi.