Belajar MS Access (6)

Oleh: Haer Talib (haer.RumahAccess.com)

Artikel ini merupakan lanjutan artikel Belajar MS Access (5).

Keterangan:
Artikel Belajar MS Access ditulis secara bersambung di www.RumahAccess.com sebagai bahan belajar/tutorial bagi pemula. Dalam tulisan ini dibahas cara pembuatan database dan aplikasi Invoice sebagai contoh kasusnya.


Pada artikel sebelumnya kita telah belajar membuat form dengan Design View. Dengan tool ini (Design View) kita membuat form mulai dari “nol” (awal), lalu mengaitkan sumber data dan menempatkan field-field data pada form, dan mengatur tata letaknya.

Pada artikel ini kita akan mencoba mengkustomasi form agar tampak lebih menarik dan mendukung fungsi yang diinginkan.


MENENTUKAN DEFAULT VIEW


Single Form


Form bisa ditampilkan dalam macam-macam bentuk. Secara default, form yang kita buat dengan Design View akan ditampilkan dalam bentuk “Single Form”, artinya form hanya menampilkan sebuah record. Jika ingin menampilkan record yang lainnya, kita perlu menggunakan Navigation Buttons (di bagian bawah form).

Jika menggunakan keyboard, navigasi record bisa dilakukan dengan tombol-tombol sebagai berikut (pada Single Form):
PgUp - pindah ke record sebelumnya
PgDn - pindah ke record berikutnya
Ctrl+Home - pindah ke record pertama
Ctrl+End - pindah ke record terakhir
Ctrl+Plus - menambahkan record (menuju record baru)
Ctrl+Minus - menghapus record sekarang (yang sedang ditampilkan)


Datasheet Form


Bentuk tampilan form yang lain adalah “Datasheet”. Untuk mengaturnya, pada Design View tampilkan Property Sheet. Pilih objek “Form”. Pada tab Format, atur property Default View menjadi “Datasheet”.


Gambar 1. Mengatur Default View

Simpan form dan tutup. Double-click form pada Navigation Pane, maka form akan ditampilkan seperti berikut ini:


Gambar 2. Tampilan form dalam bentuk Datasheet

Form dalam bentuk Datasheet dapat menampilkan banyak record sekaligus sehingga navigasi record cukup mudah (dilengkapi dengan scroll bar).

Perbedaan form dalam bentuk Datasheet dengan table atau query yang ditampilkan dalam Datasheet antara lain:
  • Pada form, judul kolom diatur melalui Label yang diasosiasikan (nempel) dengan field (sedangkan pada table atau query, judul kolom menggunakan nama field, atau property Caption untuk field tersebut jika diatur).
  • Pada form, kita bisa menambahkan unsur programming, misalnya ketika form ditampilkan, atau ketika user melakukan sesuatu.

Continuous Forms


Bentuk form yang lain adalah “Continuous Forms”. Pada bentuk ini, form bisa menampilkan beberapa record sekaligus, tamun tidak secara tabular. Tata letak field masih dipertahankan.


Gambar 3. Mengatur form sebagai Continuous Forms


Gambar 4. Tampilan form dalam bentuk Continuous Forms

Split Form


Split Form merupakan gabungan dari Datasheet form dan Single form.


Gambar 5. Tampilan form dalam bentuk Split Form

Letak (posisi) Datasheet pada Split Form bisa ditentukan, apakah di atas ataukah di samping.


Gambar 6. Mengatur posisi Datasheet pada Split Form

Untuk tujuan aplikasi yang akan kita buat, kita membutuhkan dua macam bentuk form data, yaitu dalam bentuk Datasheet dan dalam bentuk Single Form.
Untuk itu, lakukanlah langkah-langkah sebagai berikut:
1.    Buka form frm_Customer_data yang telah dibuat pada latihan terdahulu ke dalam Design View.
2.    Tekan F12 untuk melakukan “Save As”.
3.    Simpan form dengan nama: frm_Customer_sub
4.    Untuk frm_Customer_sub, atur Default View nya menjadi: Datasheet.
5.    Simpan dan tutup form frm_Customer_sub.


MEMBUAT FORM POPUP


Form-form yang kita bahas di atas dapat dikategorikan sebagai form normal, yang berarti ukurannya akan mengikuti ukuran jendela Microsoft Access.

Form “popup” adalah form yang ukurannya tidak mengikuti ukuran jendela MS Access, dan tampil “di atas” form normal (berbentuk jendela sendiri). Form popup dapat “keluar” dari jendela MS Access.

Untuk membuat form popup, atur property Popup (di bawah tab Other) menjadi “Yes”.


Gambar 7. Mengatur property Popup

Untuk keperluan aplikasi yang kita buat, lakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1.    Buka form frm_Customer_data ke dalam Design View.
2.    Atur property Popup menjadi “Yes”.

Perhatikan, form frm_Customer_data seharusnya tampak sebagai berikut (dalam Design View):


Gambar 8. Form frm_Customer_data dalam Design View


MEMFORMAT PENAMPILAN FORM


Simpan dan tutuplah form frm_Customer_data, lalu double-click nama form tersebut pada Navigation Pane untuk menjalankannya (Open dalam Form View). Kira-kira akan tampak sebagai berikut:


Gambar 9. Tampilan frm_Customer_data dalam Form View

Form di atas sudah bisa berfungsi sebagaimana mestinya. Namun untuk keindahan tampilan, kita bisa mengatur lebih jauh sehingga akan tampak sebagai berikut:



Gambar 10. Tampilan form frm_Customer_data yang diinginkan

Untuk membuat form frm_Customer_data tampak seperti pada gambar di atas, lakukan langkah-langkah sebagai berikut:

1.    Buka form frm_Customer_data ke dalam Design View.
2.    Klik-kanan pada bidang form, lalu pilih “Form Header/Footer” (perhatikan agar tidak salah memilih “Page Header/Footer”).



Gambar 11. Menampilkan Form Header/Footer

3.    Klik menu tab DESIGN, tampilkan semua Control (lihat gambar di bawah), lalu pastikan menu “Use Control Wizards” tidak diaktifkan (karena kita tidak menggunakannya).
4.    Pada daftar Control klik control Image (letaknya yang terakhir, lihat gambar di bawah). Klik pada bidang Form Header, lalu cari sebuah gambar ikon (bisa disediakan terlebih dahulu/cari di Internet). Atur ukuran gambar ikon tersebut menjadi 1,5cm x 1,5 cm saja (bisa menggunakan Property Sheet).



Gambar 12. Menambahkan control Image

5.    Tambahkan control Label untuk menulis judul “CUSTOMER DATA”. Klik menu tab FORMAT untuk mengubah font dan warna teks.



Gambar 13. Menambahkan Label untuk teks judul form

6.    Tampilkan Property Sheet, pilih objek “Form”. Pada property Picture, klik tombol […] di bagian kanan, lalu pilih gambar untuk backgroud form (bisa disediakan terlebih dahulu/cari di Internet).


Gambar 14. Memasang gambar background

Agar gambar bisa memenuhi seluruh bidang form, pada property Picture Size Mode, pilih “Stretch”.

7.    Selanjutnya, atur property-property sebagai berikut:



8.    Simpan dan tutup form frm_Customer_data.
Sekarang, jika anda men-double-click form frm_Customer_data pada Navigation Pane, maka form akan terlihat seperti pada Gambar 10.

(Bersambung)

Belajar MS Access (5)

Oleh: Haer Talib (haer.RumahAccess.com)

Artikel ini merupakan lanjutan artikel Belajar MS Access (4).

Keterangan:
Artikel Belajar MS Access ditulis secara bersambung di www.RumahAccess.com sebagai bahan belajar/tutorial bagi pemula. Dalam tulisan ini dibahas cara pembuatan database dan aplikasi Invoice sebagai contoh kasusnya.


Pada artikel sebelumnya kita telah mencoba menggunakan Datasheet untuk memasukkan dan mengelola data, serta membuat Form sebagai interface untuk memasukkan dan menampilkan data secara lebih jelas (clear view).

Form bisa dibuat dengan sangat mudah dan otomatis menggunakan “Form”, bisa juga dibuat dengan bantuan “Form Wizard”. Kali ini, kita akan membuat form menggunakan tool aslinya, yaitu “Form Design”.

Membuat Form dengan Form Design


Form sebenarnya tidak selalu harus mengandung data. Form bisa “kosongan”, hanya berupa ‘bidang’ di layar. Form bisa berwarna, diberi gambar (picture), dan ukurannya bisa diatur. Form ‘normal’ selalu memenuhi bidang yang disediakan MS Access, sementara form ‘popup’ ukurannya sesuai yang kita tentukan (bisa fixed atau sizable) dan tampil di atas (depan) form yang lain.

Untuk mengatur agar sebuah form sesuai dengan keinginan, kita menggunakan Property Sheet. Pada Property Sheet, kita bisa mengatur tampilan form (Format), mengatur data (Data), serta mengatur apa yang akan dilakukan jika sesuatu terjadi (Event).

Untuk mulai membuat form dengan Design View, klik menu tab CREATE, klik “Design View”.


Tampak tampilan Form Design View sebagai berikut:



Tampilan yang anda lihat mungkin sedikit berbeda, misalnya di bidang form ada garis-garis atau titik-titik (grid). Itu hanya opsional untuk membantu kita meletakkan control di atas form, dan bisa dihilangkan seperti saya lebih suka yang polos…;)

Untuk menampilkan menu ‘sakti’, klik-kanan pada bidang form.


Membuat Sendiri Form Data Customer


Sekarang, kita mencoba membuat sendiri form data customer.
  1. Jalankan Microsoft Access, lalu buka file database Invoice.accdb yang kita buat pada latihan terdahulu.
  2. Klik menu CREATE, klik “Form Design”.
  3. Tampilkan kotak Property Sheet (jika belum tampil).
    Kotak Property Sheet adanya di sebelah kanan bidang form.
    Cara menampilkan kotak Property Sheet:
    •    Klik menu DESIGN, klik “Property Sheet”
    •    atau klik-kanan bidang form, klik “Properties” (atau langsung “Form Properties”)
    •    atau tekan F4
  4. Pilih “Form” pada bagian atas Property Sheet, agar objek yang terseleksi adalah “Form”.
  5. Klik tab Data pada Property Sheet.
  6. Pada property “Record Source” pilih “tbl_Customer”.



Ingat, table “tbl_Customer” telah kita buat pada latihan sebelumnya.
Cara di atas adalah cara menghubungkan sumber data dengan form.
Sumber data bisa berupa sebuah table, bisa juga berupa query yang mungkin menggunakan beberapa table atau query lainnya, serta bisa juga berupa perintah SQL secara langsung.

Menambahkan Field ke atas Form


Setelah menghubungkan sumber data dengan form, sekarang kita sudah bisa menambahkan field-field dari sumber data tersebut ke atas form.

1.    Klik menu DESIGN, klik “Add Existing Fields” (atau tekan Alt+F8).
Akan tampak daftar fields sebagai berikut:



Kalau daftar field belum muncul, berarti anda belum berhasil mengubungkan form dengan sumber datanya.

2.    Sekarang seret (tarik dan lepaskan / drag and drop) field dari daftar field ke atas form. Anda bisa melakukannya satu demi satu, atau beberapa field sekaligus. Untuk menarik banyak field sekaligus, klik field pertama, lalu tekan Shift sambil klik field terakhir. Bisa juga menekan Ctrl sambil mengklik setiap field yang ingin ditambahkan. Setelah field-field terseleksi, tarik dan lepaskan ke atas form.



3.    Anda bisa mengatur tata letak field di atas form, termasuk mengubah panjang field. Jika letak field ‘berantakan’, anda bisa memanfaatkan menu ARRANGE untuk merapikannya. Namun dalam hal ini anda perlu melakukannya secara langsung praktek (mencoba-coba) dengan berpikir secara logis saja, dan memanfaatkan perintah Align dan Size/Space.



Jika anda sudah selesai mengatur letak field, form data customer anda sekarang sudah siap digunakan.

Menyimpan dan Menampilkan Form


Simpan form dengan klik ikon Disket (Save) atau tekan Ctrl+S. Beri nama form yang anda buat ini: frm_Customer_data (harap menyimpan dengan nama yang saya sarankan agar bisa dijadikan referensi pada latihan berikutnya).

Untuk menjalankan form yang sudah anda buat, klik menu HOME atau DESIGN, klik ikon View (untuk menampilkan dalam Form View). Bisa juga klik-kanan tab form dan klik “Form View”, atau double-click nama form di Navigation Pane (sebelah kiri).




Tampilan form data customer setelah ‘dirapiin’ kira-kira akan tampak sebagai berikut:


 Sampai di sini, anda telah membuat form untuk memasukkan dan menampilkan data.

Navigasi Record dan Mengedit Data


Klik tombol navigasi di bagian bawah untuk pindah record. Klik tombol “New” (paling kanan) untuk menambahkan record baru (bisa juga menekan Ctrl++ / tekan tombol Ctrl dan tombol +). Untuk menghapus record, klik Record selector lalu tekan Delete (bisa juga menekan Ctrl+- / tekan Ctrl dan tombol -).

Anda bisa langsung mengedit data yang terlihat pada form, dan begitu anda pindah record, maka data akan otomatis disimpan ke table. Data yang sudah disimpan atau dihapus tidak bisa dikembalikan (undo). Jika anda ingin membatalkan perubahan data pada record, selama belum pindah record anda masih bisa menekan tombol Esc. Penekanan Esc pertama akan membatalkan perubahan pada field yang aktif (tempat cursor berada), penekanan Esc kedua akan membatalkan perubahan pada record tersebut.

Anda juga bisa mengcopy dan paste record. Cara mengcopy record: klik Record selector, lalu tekan Ctrl+C (bisa juga klik-kanan pada record selector dan pilih “Copy”). Untuk mempaste record yang sudah dicopy, tampilkan record baru (Ctrl++) lalu klik-kanan record selector dan pilih “Paste”.

Mengkustomasi Form


Form yang anda buat di atas bisa dikatakan ‘masih orisinil’, hampir sama dengan yang dibuat secara instan atau dengan Wizard. Bedanya, field yang anda masukkan sudah dipilih, dan tata letak field pada form sudah seperti yang anda inginkan.

Kita masih bisa mengkustomasi penampilan dan perilaku form yang kita buat dengan mengatur propertinya, misalnya mengganti Caption pada judul form dengan teks yang lebih muwakil daripada nama form, memberi warna atau gambar, dan lain sebagainya. Hal ini in syaa Allah akan kita bahas pada tulisan berikutnya.

(Bersambung)

Belajar MS Access (4)

Oleh: Haer Talib (haer.RumahAccess.com)

Artikel ini merupakan lanjutan artikel Belajar MS Access (3).

Keterangan:
Artikel Belajar MS Access ditulis secara bersambung di www.RumahAccess.com sebagai bahan belajar/tutorial bagi pemula. Dalam tulisan ini dibahas cara pembuatan database dan aplikasi Invoice sebagai contoh kasusnya.

Pada artikel sebelumnya kita telah membuat file database, membuat table-table untuk menyimpan data, dan mencoba mengisi data langsung pada table melalui tampilan Datasheet (Datasheet View).

Form Invoice - Contoh Aplikasi Database MS Access

Menggunakan Datasheet


Anda sebaiknya melakukan pengisian data seperti yang dianjurkan agar anda merasakan bagaimana ‘rasa’ nya mengisi data secara langsung. Jika anda melakukannya, mungkin sekali anda merasa ‘biasa’ saja, sama seperti mengisi data pada MS Excel. Tetapi, bisa jadi anda merasa lebih mudah mengisi data pada table Access dibandingkan pada sel-sel Excel. Table (atau lebih tepatnya Datasheet) Access memang didisain untuk menerima pemasukan data dan navigasi di dalam database. Seharusnya memang lebih enak. Jika anda merasa agak kaku, itu karena anda belum terbiasa saja.


BELAJAR MELALUI TRAINING LEBIH MUDAH DAN CEPAT

Oleh: Haer Talib (haer.RumahAccess.com)

Alhamdulillah, training MS Access - Programming hari Minggu, 13 Agustus 2017 yang dilaksanakan RumahAccess Indonesia (RumahAccess.com) berhasil dengan baik. Peserta terlihat antusias sehingga waktu training menjadi mulur hingga setengah enam. Saatnya salah seorang peserta yang berasal dari Bali harus ke bandara mengejar pesawat. Ada juga dua orang peserta dari Bandung yang berangkat jam 5 pagi dengan kereta, juga harus balik. Senang berbagi ilmu dengan kalian guys! Apalagi yang telah berusaha datang dari jauh. Semoga sedikit pencerahan yang saya berikan dapat membantu percepatan belajar anda sehingga mampu menguasai MS Access sebagai tool untuk mengelola data dan membuat aplikasi database.

Lebih Mudah dengan Petunjuk yang Tepat


Belajar Access lebih mudah, bukan? Dengan petunjuk yang tepat, kebingungan dalam memulai menggunakan Access menjadi teratasi, lalu muncul ide-ide kreatif untuk membuat aplikasi database, paling tidak menggunakan Access sebagai alat untuk mengelola data, baik databasenya dari Access sendiri maupun dari database lain.


BELAJAR MS ACCESS (3)

Oleh: Haer Talib

Artikel ini merupakan lanjutan dari artikel Belajar MS Access (2).

Sampai tahap ini anda sudah membuat tiga buat table, yaitu: tbl_Customer, tbl_Invoice, dan tbl_Invoice_detail. Ketiga table tersebut juga sudah dihubungkan dalam Relationships.

Sekarang, anda sudah bisa memasukkan data Customer.

Buka file database Invoice.accdb yang sudah anda buat pada latihan sebelumnya.
Klik-ganda (double-click) tbl_Customer pada Navigation Pane (di sebelah kiri). Cara ini akan membuka table ke dalam Datasheet view. Di sini anda sudah bisa memasukkan data.