SULIT GA SIH BELAJAR ACCESS?

Oleh: Haer Talib

Kalau saya bilang: nggak sulit. Persoalan belajar kan urusan manusia sepanjang hayat, mulai dari lahir sampai mati. Belajar juga bisa dilakukan sendiri dengan mengamati, mencoba, dan berpikir. Tetapi belajar akan lebih cepat dan terarah jika ada yang memberi petunjuk. Itulah fungsinya guru. Kalau kita tidak tahu mau ngapain, atau menghadapi kesulitan, maka guru akan memberi petunjuk. Kita lantas tercerahkan: “Oh gitu…”

Fungsi Access

Access hanyalah sebuah software untuk mengelola database. Jika anda ingin menyimpan data secara database, maka anda menggunakan Access.

Apakah harus Access? Tentu tidak. Mungkin ada juga software yang lain, atau cara yang lain, namun sekarang ini coba saja menemukannya. Access adalah software database yang paling populer, lebih mudah didapatkan, dan lebih mudah digunakan.

Visual Basic atau VB misalnya, atau yang semacam itu, bukanlah tool untuk mengelola database, tetapi untuk membuat program aplikasi untuk --antara lain-- mengelola database. Kalau Access, bisa langsung digunakan untuk membuat database, menyimpan data, mengelola data, mengolah data menjadi informasi, dan juga menampilkan atau mempresentasikan data dan informasi. Dengan Access kita juga bisa membuat program aplikasi untuk mengelola database, sehingga sebagian pekerjaan bisa diotomatiskan atau dimudahkan.

Access vs Excel

Apakah tidak bisa menyimpan --misalnya-- data dengan Excel? Bisa saja. Sekarang, Microsoft Excel telah dilengkapi dengan kemampuan untuk menyimpan dan mengelola data layaknya software database, namun ‘aslinya’ Excel tetaplah software untuk membuat lembaran kerja, untuk hitung-hitungan, dan untuk menyajikan data/informasi dalam format yang diinginkan.

Pengelolaan database memerlukan tool sendiri yang sesuai dengan fungsinya, dan itulah Microsoft Access. Menggunakan Excel untuk menyimpan data dan mengelola database ibarat menggunakan pisau dapur untuk membabat rumput. Tentu saja bisa, namun berapa banyak rumput yang bisa dibabat dengan pisau dapur? Anda memerlukan alat khusus untuk membabat rumput agar produktivitas menjadi tinggi.

Lalu mengapa menggunakan Access tidak semudah menggunakan Excel?

Jika anda membuka Excel, anda bisa langsung bekerja pada sebuah worksheet baru, tanpa perlu membuat file dan menyimpannya terlebih dahulu. Setelah itu, anda pun bisa meninggalkan lembar kerja tanpa perlu menyimpannya, walaupun anda sudah mendapatkan hasil kerja yang diinginkan dan mencetaknya.

Pada Access, pertama anda harus membuat (dan menyimpan) file database terlebih dahulu (menentukan lokasi dan nama file), lalu membuat struktur table untuk menyimpan data, lalu membuat query untuk mengolah data, lalu membuat form atau report untuk mempresentasikan data/informasi. Tahapan-tahapan ini hendaknya terstruktur dan sistematis, mengikuti kaidah-kaidah database, dan sebagainya. Mungkin, hal inilah yang akhirnya dirasakan sulit dalam menggunakan Access. Ibarat membabat rumput tadi, jika anda menggunakan traktor atau mesin pembabat rumput, maka anda memang perlu mempelajari cara menggunakannya terlebih dahulu. Tidak seperti membabat rumput dengan pisau, dimana anda tinggal mengayunkan pisaunya saja.

Jadi bagaimana saya memulai?

Sebenarnya tergantung tujuan anda, apakah ingin membuat database, atau mengolah database yang sudah ada. Access bisa digunakan untuk membuat database. Access juga bisa digunakan untuk mengelola database yang sudah ada, walaupun database tersebut bukan dibuat dengan Access, seperti database SQL Server, MySQL, Oracle, dan lain-lain.

Teori Database

Jika anda ingin membuat database, persiapkan database yang ingin dibuat tersebut. Mau membuat database apa? Data apa saja yang perlu direkam?

Anda perlu membuat struktur databasenya. Para ahli sudah merumuskan konsep, teori, dan kaidah-kaidahnya yang tinggal kita ikuti (nggak perlu memikirkan sendiri). Nah, pada bagian inilah umumnya orang merasa alergi, yaitu kalau sudah disebutkan konsep, teori, dan kaidah. Merasa tidak praktis. Akhirnya membuat konsep sendiri yang pada ujungnya menjadi kesulitan karena tidak berdasarkan kajian/pemikiran yang matang. Membuat database dengan pola pikir lembar kerja seperti di Excel, ibarat orang yang membawa mobil dengan cara sepeda motor. Seharusnya caranya berbeda, atau sedikit berbeda :)

Di dalam kelas training, saya selalu menganjurkan teman-teman peserta untuk tidak membuka komputer terlebih dahulu ketika merancang database. Gunakan kertas, tuliskan struktur data yang ingin disimpan. Lalu pilah-pilah, DAN… ikuti aturan atau kaidah dalam membuat database :)

Apa aja sih aturan dan kaidah database itu? Penasaran? Mulailah searching di Internet, atau beli buku teori database. Ini penting.
Sebenarnya sama saja sih kalau anda menggunakan Excel juga. Anda perlu tahu anda ingin membuat apa dengan Excel. Kalau anda ingin membuat business plan, atau production plan, maka anda harus tahu itu dulu baru membuka Excel dan mengerjakannya.

Mengelola Database

Dalam hal databasenya sudah ada, maka anda bisa langsung membuka Access, lalu melakukan koneksi ke database tersebut. Untuk melakukan koneksi, anda perlu tahu databasenya dimana, apakah memerlukan username dan password untuk login, dan hak/permission apa yang diberikan kepada anda.

Wow, kenapa menjadi makin sulit ya kedengarannya?

Jika sampai di sini anda merasa akan menghadapi kesulitan atau kerumitan, mungkin sebaiknya anda menyerahkan urusan database ini kepada orang yang tertantang saja. Anda mungkin lebih baik memikirkan bisnisnya dan menghasilkan uang untuk membayar ‘orang database’. Namun jika anda tertantang --“orang lain bisa kenapa saya nggak”-- maka pikirkanlah apa tujuan anda membuat database. Tahapannya bisa seperti ini:
  1. Database apa yang ingin dibuat? Jawabannya misal: Database Produksi.
  2. Data apa saja yang ingin disimpan? Jawabannya misal: Daftar Barang, Daftar Bahan, Data kegiatan Produksi, dan lain-lain.
  3. Apa saja sih item data barang? Jawabannya misal: Kode Barang, Nama Barang, Warna, dan lain-lain.
Teruskan hingga anda mempunyai daftar data yang ingin disimpan, lalu kelompokkan menjadi entitas-entitas.

Selanjutnya: buka Access, buat sebuah file database, lalu mulailah membuat table. Setiap entitas dibuat dalam satu table. Pada tahap ini, yang anda pikirkan adalah bagaimana menyimpan data. Ikuti aturan/kaidah, misalnya simpanlah hanya data saja, karena hasil kalkulasi selalu bisa dibuat kemudian saat dibutuhkan. Tidak boleh menyimpan data yang sama berulang-ulang. Jika ada data yang berulang, maka harus dipisahkan ke table sendiri, dan seterusnya.

Jadi, kesimpulannya, belajar Access nya tidak sulit.

Mungkin yang disebut sulit adalah belajar databasenya. Jika anda memang ingin membuat database, maka pelajarilah database. Access akan menjadi tool anda dalam membuat dan mengelola database.

Well, saya paham. Tetapi bagaimana saya menggunakan tool Access ini?

Di dalam dunia database, khususnya Access, dikenal 6 macam objek, yaitu: Table, Query, Form, Report, Macro, dan Module.

Data disimpan pada objek Table.
Query adalah cara untuk menarik data dan mengolah data.
Form adalah objek untuk menampilkan data, atau untuk memasukkan data ke dalam table (bisa juga sebagai tampilan visual program aplikasi).
Report adalah bentuk tampilan data/informasi khususnya untuk dicetak.
Macro adalah perintah-perintah untuk melakukan sesuatu tanpa membuat kode program.
Module adalah kode program.

Jika anda membuat database, anda hanya perlu objek table. Jika anda ingin mengelola database (misal database sudah ada) maka anda perlu objek Query. Anda mungkin saja tidak memerlukan Form, Report, Macro, dan Module.

Kelebihan menggunakan Access adalah anda bisa membuat semua objek dengan mudah, pada satu tempat, hanya dalam satu file. File database Access bisa dibawa kemana-mana dan dibuka di komputer mana saja yang ada Accessnya (sesuai versi)

Okay, tetapi saya belum bisa juga.

Kalau demikian, anda memang membutuhkan petunjuk secara langsung dari seorang guru!
(Saya tidak bilang anda perlu ikut training, ntar dikira promosi RumahAccess lagi.. hehehe :)).


TRAINING 11-12 FEBRUARY 2017 (Updated)

UPDATE!
Sehugungan dengan akan adanya Aksi Masa Islam pada tanggal 11/2/2017 di sekitar lokasi training (Jl. Sabang), maka penyedia ruang training menyatakan libur.
Oleh karena peserta banyak yang sudah confirmed dengan jadwal dan tidak dapat di-reschedule, maka lokasi training dialihkan ke Gedung MTH Square, Cawang, Jakarta Timur.

Demikian semoga maklum.
[Admin]



Program Training ini kembali diadakan atas permintaan yang masuk ke admin. Segera konfirmasi keikutsertaan anda untuk memastikan anda mendapat tempat. Peserta dibatasi 10 orang per sesi. Jika tidak ikut sekarang, anda harus menunggu lagi.

Kirim email pendaftaran ke: admin@RumahAccess.com dengan melengkapi data sbb:
* Nama Lengkap (untuk sertifikat):
* Alamat:
* Nomor HP:
* Pekerjaan:
* Perusahaan/Kantor:
* Jabatan:
* Materi yang ingin diikuti:

(Bagi yang sudah melakukan pendaftaran, hanya perlu melakukan konfirmasi).

Pelaksanaan di Jl. Sabang, Jakarta
Sabtu, 11 February 2017 (materi: Basic)
Minggu, 12 February 2017 (materi: Programming)
Waktu: 09:00 - 17:00 WIB
Biaya: Rp 698.000,- per orang per sesi.

(Jika belum pernah mengikuti training materi Basic, diharap mengikuti materi Basic terlebih dahulu karena penting).

MENGAPA PERLU MEMBUAT PROGRAM APLIKASI

Oleh: Haer Talib

Beberapa kali terakhir ini saya selalu menuliskan "filsafat" tentang database dan pemakaian software Microsoft Access sebagai tool yang mudah untuk mengelola dan mengolah database.
Saya tidak membahas teknis pembuatan aplikasi dulu, karena yang lebih penting adalah pemahaman tentang keperluan mengelola (termasuk menyimpan) data ke dalam sistem database dan mengolahnya dengan tool database.

Penyimpanan Data Pada Program Spreadsheet

Dari pengalaman saya selama ini, umumnya "staf" menyimpan dan mengelola datanya menggunakan Microsoft Excel (atau dulu dengan Lotus 123 dan SuperCalc). Penggunakan program spreadsheet untuk menyimpan dan mengolah data memang cukup sederhana, cepat, dan "nggak pakai ribet".
Saya kadang-kadang kagum pada mereka yang demikian rapi menyimpan data dengan Excel. Bahkan, dengan kemampuan pivot di Excel sekarang, mereka mampu bekerja dengan cepat membuat rekapitulasi, summary, bahkan analisis data. Hebat!

Hambatan Pemakaian Excel

Hambatan yang umumnya dirasakan oleh para pemakai Excel adalah dalam pemakaian secara multi-user. Excel memang hanya bisa berbagi pakai secara sederhana. Jika seseorang sudah membuka filenya, maka pemakai yang lain harus menunggu agar bisa melakukan update, atau dia hanya bisa "menonton" data atau mengaksesnya secara read-only.
Hambatan kedua yang terjadi adalah sangat lambatnya membuka file Excel jika data yang dikandungnya sudah banyak. Data "banyak" ini biasanya terdiri dari banyak sheet, misalnya menurut bulan: "Jan", "Feb", dst. Lalu, ada juga sheet yang bernama "Jan-Rev.1", "Jan-test", "Jan-Laporan", dsb.

File Menjadi Banyak

Berikutnya, oleh karena file yang mengandung formula sangat lambat waktu dibuka, apalagi menjadi referensi banyak file yang lain, maka file tersebut di-convert menjadi value. Karena sayang dengan formulanya, maka file yang mengandung formula tetap disimpan juga. Sekarang jadinya ada dua file: yang pertama bernama "data-master-asli" dan yang kedua bernama "data-master-value". File-file lain yang semula merujuk ke "data-master" lalu harus diubah link-nya ke file "data-master-value". Oleh karena banyak file yang harus diubah, sebagian sudah diupdate link-nya dan sebagian belum, maka mulailah sifat alami manusia yang bernama "LUPA" muncul menjadi raja. Selanjutnya, karena sayang dengan file (mungkin suatu saat masih diperlukan), maka file-file Excel menjadi sedemikian banyak. Sebagian akhirnya dikelompokkan dalam folder-folder. Sebagian lagi ditaruh di lokasi lain sebagai backup. Dan akhirnya, ketika dibutuhkan, FILE MANAKAH YANG MENYIMPAN DATA TERUPDATE?

Keperluan Membuat Program Aplikasi

Dari uraian di atas jelaslah bahwa untuk menyimpan data, kita memang perlu menggunakan sistem database.
Tetapi, apakah cukup hanya menyimpan data ke dalam database persoalan menjadi selesai?
Jika pemakai (user) memiliki kemampuan dalam mengelola dan mengolah database, maka data bisa ditarik (retrieve) dan diolah sesuai keperluan. Problemnya adalah tidak semua user memiliki kemampuan database yang mumpuni. Di sinilah perlunya disediakan aplikasi database. Developer aplikasi bertugas membuat modul-modul yang siap pakai untuk tujuan tertentu. Misalnya untuk input data absensi (kehadiran) karyawan, maka dibuatkan sebuah modul aplikasi bernama (misalnya) Timesheet. Petugas hanya perlu memasukkan data pada modul tersebut tanpa perlu mengetahui datanya disimpan dimana dan dalam bentuk apa. Jika nanti diperlukan pengolahan data absensi untuk mengetahui jumlah lembur, maka developer menyediakan modul lain yang akan melakukan tugas/keperluan tersebut. Inilah yang disebut dengan program aplikasi database.


***

MEMBUAT APLIKASI ACCESS ATAU WEB?

Oleh: Haer Talib

Ketika seseorang ingin membuat aplikasi database, pertanyaannya sekarang adalah: apakah membuat aplikasi berbasis desktop ataukah berbasis web?

"Untuk apa membuat aplikasi desktop, sekarang zamannya aplikasi web", kira-kira seperti itu statementnya.

Aplikasi web adalah aplikasi yang diakses atau dibuka/dijalankan menggunakan web browser. Umumnya aplikasi web diakses melalui Internet, sehingga bisa dibuka dimana saja dan kapan saja. User tidak perlu menginstall apa-apa di komputernya, cukup memiliki koneksi ke Internet, maka aplikasi web sudah bisa dibuka. Mau memasukkan data bisa, mau mengecek informasi bisa. Bahkan aplikasi web bisa dibuka di berbagai device dan platform. Jadi, kenapa masih membuat aplikasi berbasis desktop?

BAGAIMANA MENGGUNAKAN ACCESS?

Oleh: Haer Talib

Saya memberikan training database menggunakan MS Access sudah lebih dari 10 tahun. Materi yang paling banyak diminati adalah "MS Access - Basic" dan "MS Access - Programming". Peserta berasal dari berbagai 'kalangan', namun paling banyak adalah "karyawan", baik yang mengikuti training atas inisiatif dan biaya sendiri maupun yang bersama rombongan dan dibiayai oleh kantor. Jumlah 'murid' saya kayaknya sudah lebih dari 200 orang, dari seluruh Indonesia.

Salah satu kesimpulan yang saya peroleh dari peserta adalah: sekitar 50% belum menggunakan Access karena belum tahu caranya.

Semua peserta tentu sudah tahu tentang MS Access, yaitu sebuah software untuk database (makanya ikut training :)). Tetapi bagaimana menggunakannya?