MULAI BELAJAR MS ACCESS


Oleh: Haer Talib

Setelah memahami MS Access sebagai alat untuk membuat dan mengelola database, mungkin anda ingin segera belajar menggunakan MS Access.
Tentu tidak ada salahnya. Tinggal jalankan MS Access.

Namun ternyata banyak yang 'gagal' belajar di saat pertama ini, dan akhirnya berkesimpulan: "bingung, saya tidak paham".

Ketika anda menjalankan software MS Access, anda memang harus mulai memilih: apakah ingin membuat database, atau membuka file database yang sudah ada.

Jika anda sudah mempunyai file database yang ingin dibuka, berarti anda sudah pernah membuatnya, atau mendapatkan file database dari orang lain. Hal ini lebih mudah karena tinggal membuka saja dan melihat isinya.

Jika anda tidak mempunyai file database yang ingin dibuka, berarti anda perlu membuat sebuah file database. Di sinilah awalnya.

Berbeda dengan Excel dimana anda bisa langsung membuka sebuah Workbook baru yang kosongan, lalu mulai bekerja. Pada Access, prosedurnya adalah: anda harus menentukan lokasi penyimpanan file database yang ingin dibuat, menentukan nama file database, lalu menekan tombol "Create". Jadi, file databasenya harus dibuat dulu baru bekerja, sedangkan pada Excel, kita bisa bekerja dulu baru menyimpan filenya.

Tipe File Database


Pada Access, ketika anda ingin membuat database, dihadapkan juga dengan pilihan: apakah ingin membuat file database "biasa" atau "Web Database".

Database "biasa" adalah file database MS Access yang dikenal pada umumnya, merupakan local database, atau desktop database.

Web Database (istilah di MS Access 2010) atau Web App (pada MS Access 2013 dan 2016) adalah file database yang nantinya akan di-publish ke SharePoint Server sehingga bisa diakses melalui web browser.

Saat pertama anda belajar sebaiknya membuat database biasa (desktop) saja dulu agar anda tidak perlu rumit memikirkan bagaimana mempublish database anda ke SharePoint Server.

Database Template


Selain menentukan tipe database yang akan dibuat, terdapat juga pilihan untuk menggunakan "template" yang disediakan. Template database ini mungkin ada yang sudah tersedia di local komputer anda, atau tersedia secara online di website Office.com (kalau anda memilih yang ini maka akan ada proses download file template dulu).

Saran saya, kalau anda mau instan, mungkin anda bisa mencoba menggunakan template database yang tersedia. Pilihannya cukup banyak / berragam, misalnya untuk database Address, Assets, Contacts, Projects, dan lain-lain. Tidak apa-apa anda mencoba semua template untuk melihat mana yang bisa anda gunakan.

Menggunakan template artinya file database yang anda buat sudah mengandung objek-objek di dalamnya, termasuk table, query, form, dan report. Ketika file database yang dibuat dengan template ini dibuka, maka anda sudah bisa menggunakannya, misalnya dengan mulai mengisi data.

Kelemahan menggunakan template adalah, database yang dibuat mungkin tidak sesuai dengan keinginan. Untuk membuatnya sesuai, maka anda harus memodifikasi objek-objek dalam database tersebut sendiri.

Membuat Custom Database


Jika anda sudah puas dengan melihat-lihat database yang dibuat dengan template, mungkin anda ingin membuat database anda sendiri. Inilah yang disebut "Custom Database". File database yang anda buat "kosong", dan anda harus membuat objek-objek yang diperlukan.

Sebelum mulai, saran saya adalah: buatlah struktur data yang ingin anda buat databasenya. Sebaiknya anda membuat struktur di atas kertas, menuliskan item-item data apa saja yang ingin anda simpan. Cara ini lebih efektif ketimbang anda langsung menjalankan MS Access, membuat file database, lalu sibuk menyusun struktur database langsung di komputer.

(Bersambung)

Training 20-21 May 2017

Sebelum memasuki bulan puasa, RumahAccess Indonesia insya Allah akan kembali menyelenggarakan Program Training 2 Hari (Sabtu-Minggu).
Event training ini dilaksanakan sebelum Ramadhan agar pada bulan Ramadhan tidak ada event training dan kemungkinan baru akan diadakan lagi setelah lebaran / mudik (tergantung pendaftaran dan kesediaan waktu trainer).

Bagi calon peserta yang sudah melakukan pendaftaran, silahkan mengirim email untuk konfirmasi mengikuti jadwal ini, dan bagi yang belum melakukan pendaftaran harap mengirim email ke: training@RumahAccess.com. dan melengkapi data sbb:

* Nama Lengkap (untuk sertifikat)
* Alamat Lengkap
* Nomor HP
* Pekerjaan
* Perusahaan/Kantor
* Jabatan
* Materi yang ingin diikuti

Seperti biasa, jumlah peserta dibatasi maksimum 10 orang, dengan ketentuan siapa yang cepat melakukan konfirmasi yang mendapat tempat.

Lokasi: Jl. Sabang, Menteng, Jakarta Pusat
Hari: Sabtu, 20 May 2017 (materi: MS Access - Basic)
Hari: Minggu, 21 May 2017 (materi: MS Access - Programming)
Waktu: 09:00 - 17:00 WIB
Biaya: Rp 698.000,- per orang per materi.

Bagi calon peserta yang belum mengikuti materi MS Access - Basic diharap mengambil kedua materi karena materi Basic sangat penting (membahas konsep database, pengenalan MS Access, latihan membuat objek database dan mengelola data).

Lihat Training Profile:
* MS Access - Basic
* MS Access - Programming

MS Access sebagai Database Tool


Oleh: Haer Talib

Dari pengalaman saya memberikan training database / MS Access, kebanyakan peserta sudah menyadari pentingnya mengelola data secara database, dan telah merasakan susahnya mengelola data menggunakan spreadsheet (MS Excel). Peserta ingin migrasi ke program database.

Alat untuk Mengelola Database

Tentu saja keinginan ini sudah tepat. Ibaratnya, memang tidak bisa menggunakan sebuah "pisau" untuk semua urusan. Kalau mau membuat lembaran kerja (worksheet), maka "pisau" nya adalah program spreadsheet seperti MS Excel. Kalau ingin menyimpan dan mengelola data, ya "pisau" nya program database seperti MS Access.

Kendala yang dihadapi hanyalah 'sedikit' kurang paham tentang "database" dan bagaimana menggunakan MS Access untuk mengelola database. Dicoba dengan belajar sendiri --baik secara otodidak atau dari teman-- masih kurang paham. Searching di Internet, ketemulah RumahAccess.com

'Database Operator' atau 'Database User'?

Umumnya peserta training adalah orang yang intelek sehingga bisa menemukan RumahAccess dan memilih untuk mengikuti training --dan jelas mau berkorban mengeluarkan biaya untuk mencapai tujuannya (belajar database dan agar bisa menggunakan MS Access). Di dalam kelas training, saya kemudian bisa menilai siapa yang akan mampu mengelola database sendiri dan siapa yang akhirnya harus memutuskan untuk meminta orang lain untuk melakukannya. Kedua tipe ini sama-sama penting, karena dengan pemahaman yang cukup tentang database, kita bisa mengambil posisi sebagai 'operator' ataukah 'user'. Posisi sebagai 'user' pun penting karena jadinya mengetahui seperti apa database itu dan bagaimana memanfaatkannya. User bisa menyuruh atau meminta orang lain untuk melakukan pengelolaan data dan pengolahan informasi yang tepat.

Lalu bagaimana dengan peserta yang ternyata mampu menjadi 'operator' alias pelaksana pembuatan database dan pengelolaan data? Dengan pemahaman database yang benar dan kemampuan menggunakan program database untuk mengelola data, peserta tersebut mulai bisa memigrasikan datanya dari program spreadsheet ke dalam sistem database, dan menikmati kemudahan pengelolaan data dengan "pisau" yang tepat.

Manfaat Menggunakan Database

Manfaat (benefit) yang mungkin bisa langsung dirasakan oleh mereka yang menyimpan dan mengelola data secara database adalah, antara lain:
  1. Data bisa disimpan di tempat yang satu (database) sehingga tidak perlu lagi menyimpan di berbagai file yang akhirnya akan membingungkan --file yang mana, dan yang terupdated yang mana?
  2. Data bisa disimpan dengan cara yang efisien, karena data tidak disimpan bersama format dan hasil hitungannya seperti pada program spreadsheet.
  3. Data lebih mudah dipilah dan dipilih, karena disimpan secara terstruktur.
  4. Kolaborasi dengan pemilik/pengelola data lain lebih dimungkinkan karena umumnya sistem database mendukung multiuser.
  5. Bisa mengembangkan aplikasi untuk memudahkan atau mengotomatiskan sebagian pekerjaan pengelolaan data dan pengolahan informasi.

Mengapa pakai MS Access?

Saat ini hampir bisa dibilang tidak ada lagi program untuk mengelola database, seperti yang bisa dilakukan dengan MS Access. Mudah dan praktis.

Selain bisa membuat database Access sendiri, kita bisa juga mengelola data dari sistem database lain (seperti MS SQL Server, Oracle, MySQL) dengan Access.
Kita juga bisa membuat aplikasi database (program aplikasi) dengan MS Access.
Jadi, dengan menggunakan MS Access, kita bisa membuat database, mengelola data, dan mengolah informasi berdasarkan data dalam database.

Sebagai perbandingan, sebut saja VB (Visual Basic) atau VB.NET. VB/NET bisa digunakan untuk membuat aplikasi database, namun menggunakan sistem database pihak lain, misalnya Access, SQL Server, MySQL. Kita harus membuat program aplikasinya terlebih dahulu dengan VB/NET untuk mengelola database. Hal yang sama juga berlaku pada tool pemrograman yang lain.

Untuk membuat dan mengelola database SQL Server, misalnya, tersedia tool yang bernama Management Studio. Namun pemakaian tool ini masih kurang mudah dibandingkan dengan Access. Demikian juga tools yang tersedia untuk MySQL, masih lebih mudah menggunakan Access untuk mengelola datanya.

Contoh Aplikasi MS Access

Jika ingin melihat contoh program aplikasi yang dibuat dengan MS Access, cobalah klik menu "Download" di bagian atas situs RumahAccess.com. Anda bisa mendownload dan mencoba program aplikasi tersebut untuk melihat kemampuannya.

Di dalam kelas training, saya juga menunjukkan bagaimana sistem aplikasi yang saya buat dan diimplementasikan di perusahaan-perusahaan dan instansi pemerintah. Sistem aplikasi ini tidak dapat disediakan untuk download karena menggunakan sistem database lain (bukan database Access) dan harus dipasang dengan cara yang khsusus --di samping 'cukup besar' dan kompleks. Ada juga aplikasi MS Access yang databasenya berada di Internet dan menjadi bagian dari sebuah website e-commerce. Datanya dikelola secara langsung dengan MS Access.

Dari pengalaman saya, MS Access benar-benar bisa menjadi tool yang mudah dan enak digunakan untuk membuat dan mengelola database, serta membuat program aplikasi yang bahkan didistribusikan secara shareware.

Mau coba?


***

Apa itu Workshop

Ternyata banyak juga calon peserta yang masih ragu apakah akan ikut MS Access Workshop atau tidak.

"Workshop" berbeda dengan "Training"

Pada kegiatan "Training", pelatih telah menyediakan modul atau materi dan peserta dibimbing untuk mengerjakan latihan-latihan yang disediakan. Dengan cara ini, peserta belajar dengan mengerjakan latihan, atau "Learning by Doing". Di sini peran pelatih adalah membantu peserta yang mengalami kesulitan dalam mengerjakan latihan, atau memberi petunjuk bagaimana mengerjakan latihan secara efektif dan efisien, memberi informasi kemungkinan-kemungkinan hambatan yang akan dihadapi dan cara mengatasinya. Pada Training, pelatih memberi contoh dan peserta mengikutinya.

Pada "Workshop", peserta sudah dianggap memiliki keahlian yang dibutuhkan. Instruktur akan memberikan "case", dan peserta diajari atau ditunjukkan cara untuk memecahkan case tersebut. Peserta juga bisa mengajukan "case" untuk dibahas dan dipecahkan bersama.
Di sini peran instruktur adalah menunjukkan cara jitu atau "best practice" untuk memecahkan case, memberikan ide-ide serta informasi situasi yang akan dihadapi.

Jadi perbedaan "Training" dan "Workshop" adalah pada materi yang dibahas. Pada Training, materi sudah disiapkan dan peserta belajar dari materi tersebut. Pada Workshop, peserta justru diajak memecahkan case yang aktual dalam pekerjaan, baik itu case dari instruktur maupun case dari peserta. Belajar dan diskusi pada Workshop menjadi lebih intens dan peserta mendapatkan ide, inspirasi, dan trik jitu untuk memecahkan case.

Wah saya kurang PD dengan kemampuan saya. Bisa nggak saya mengikuti Workshop?

Workshop bukanlah sebuah ujian yang jika anda tidak bisa akan dihukum! Kalau anda tidak bisa berkontribusi memecahkan case, paling tidak anda ikut menyaksikan bagaimana case tersebut dipecahkan, mendapatkan ide-ide dan inspirasi, dan mengetahui caranya.

Kemampuan atau kemahiran apa yang harus saya punyai?

Persyaratannya hanyalah anda pernah mencoba membuat aplikasi MS Access, dan telah merasakan "kesulitan" sehingga anda perlu tambahan "energi" (berupa ide-ide dan petunjuk) untuk melakukannya secara lebih baik.

Adanya persyaratan ini agar diskusi bisa "nyambung", sehingga instruktur tidak perlu lagi mengulang materi training Basic dan Programming ketika membahas case (untuk mengefektifkan waktu).

Workshop juga bisa menjadi sarana anda untuk mengukur kemampuan. Tunjukkan hasil karya anda dan dengarkan kritik dan saran dari instruktur dan peserta lain.

Let's Workshop!

MS Access WORKSHOP, 1-2 April 2017

Oleh: Haer Talib

Kali ini saya ingin menjawab 'tantangan' teman-teman peserta yang telah mengikuti Training MS Access - Programming dan menginginkan materi yang lebih HOT lagi! "How Access Are You?".

Tidak ada modul, tidak ada batasan scope, Let's Workshop!

Saya akan menunjukkan cara, tip, trik, teknik pemrograman dengan Access dan VBA, namun tidak perlu kuatir juga, karena caranya mudah! Kita bisa membuat aplikasi database dengan 'Access Way' yang mudah dan cepat, tetapi tidak kalah dengan aplikasi enterprise lainnya.

Access ibarat pedang di tangan Samurai, bisa untuk memotong bunga yang indah, namun bisa juga untuk menebas lawan yang lihai... hehehe :)

Hayo teman, tunjukkan nyalimu mengikuti Workshop ini. Investasinya akan impas hanya dengan sebuah code yang saya bagi, swear!

Silahkan siapkan problem yang ingin anda cari solusinya. Siapkan pekerjaan anda untuk dibedah dan dikritik.

Kita akan membahas cara menggunakan Access terhadap berbagai database, mulai dari Access, SQL Server, dan MySql. Kita akan membuat 'extended' query, form, dan report. Kita akan membahas security dan akan saya bagikan solusi otomatisnya (auto-self protection). Kita juga akan membahas troubleshooting jika file Access anda tiba-tiba bermasalah.
Atau justru anda yang punya masalah? Let's break it, TOGETHER.

Cara menjadi peserta workshop ini:
  • Pastikan anda sudah mahir membuat aplikasi Access, paling tidak pernah mengikuti materi training MS Access - Programming di RumahAccess.
  • Kirim email ke: training@RumahAccess.com untuk mendaftarkan diri (jika belum pernah mendaftar sebagai peserta training di RumahAccess) atau konfirmasi saja (jika sudah pernah menjadi peserta).
  • Ikuti petunjuk dalam balasan email dari Admin Training.

Note: lebih bagus lagi jika anda mengajak kolega sehingga bisa langsung diskusi kolaborasi, atau ajak rekan/saudara yang mungkin membutuhkan pengalaman ini. Boleh juga dari pemakai tools pemrograman lain agar bisa membandingkan toolnya dengan Access yang mudah dan instan.

OK? Let's Rock!