Belajar MS Access (7)

Oleh: Haer Talib (HaerTalib.com)

Artikel ini merupakan lanjutan artikel Belajar MS Access (6).

Keterangan:
Artikel Belajar MS Access ditulis secara bersambung di www.RumahAccess.com sebagai bahan belajar/tutorial bagi pemula. Dalam tulisan ini dibahas cara pembuatan database dan aplikasi Invoice sebagai contoh kasusnya.


Pada artikel sebelumnya kita telah belajar membuat form untuk memasukkan dan menampilkan data Customer (bernama frm_Customer_data). Anda seharusnya sudah membuat form tersebut, baru bisa melanjutkan latihan pada artikel ini. Saran saya, sebaiknya anda membaca dan mengikuti latihan mulai dari artikel yang pertama dari seri artikel ini sehingga anda mengerti secara runut.

Pada artikel ini kita akan membuat form yang akan memadukan form yang anda buat pada artikel ke-5 (frm_Customer_sub) dan artikel ke-6 (frm_Customer_data). Form yang akan kita buat diberi nama: frm_Customer.

MEMBUAT frm_Customer

Bukalah file database “Invoice.accdb” yang telah anda gunakan pada latihan-latihan sebelumnya.


Lakukan langkah-langkah berikut ini:
  1. Klik ribbon tab CREATE, klik “Form Design”.
    Pada form ini, kita tidak memberinya sumber data. Artinya form ini tidak mengandung data.
  2. Klik-kanan bidang form dan pilih menu “Form Header/Footer” untuk menampilkannya. Ingat, “Form Header/Foter”, bukan “Page Header/Footer” (ada yang keliru memilih menu ini).
  3. Siapkan sebuah gambar “Customer Icon” (bisa cari di Internet), misalnya:
  4. Pada Access, klik ribbon tab DESIGN, klik “Insert Image”, klik “Browse”. Pilih file gambar yang sudah anda siapkan. Klik OK.


    Gambar 1. Menambahkan gambar ikon
     
  5. Drag mouse membentuk kotak persegi pada bidang Form Header untuk meletakkan gambar.

    Gambar 2. Meletakkan gambar ikon
  6. Klik control “Label” pada kotak Controls, klik di samping kanan gambar ikon. Ketik: “DAFTAR CUSTOMER” (tanpa tanda petik).

    Gambar 3. Menambahkan Label
  7. Format Label menjadi lebih menarik dan terlihat jelas (menggunakan ribbon tab FORMAT).

    Gambar 4. Memformat Label
  8. Sekarang kita akan menambahkan sebuah Subform. Subform adalah control untuk meletakkan form di dalam sebuah form. Di sini kita akan meletakkan form frm_Customer_sub.

    Klik control Subform pada kotak Controls (dalam ribbon tab DESIGN).

    Gambar 5. Menambahkan control Subform
  9. Klik pada bidang Detail. Hapus Label yang menyertai Subform. Atur letak dan ukuran Subform kira-kira seperti pada gambar berikut ini. Mepetkan juga batang Form Footer ke atas jika perlu (supaya clear view).

    Gambar 6. Mengatur letak Subform
  10. Pada Form Footer kita akan meletakkan sedikit “petunjuk” pemakaian (sebagai contoh pemanfaatan Form Footer).

    Klik control Label lalu tambahkan ke Form Footer. Ketik teks seperti: “Double-click record selector untuk menampilkan data ke dalam form.” (tanpa tanda petik).

    Gambar 7. Menambahkan petunjuk pemakaian pada Form Footer
  11. Selesai. Simpan form dengan nama: frm_Customer


MENGATUR PROPERTY

Jika anda mencoba menjalankan (Run) atau membuka form frm_Customer ke dalam Form View, maka akan tampak sebagai berikut:



Gambar 8. Tampilan form frm_Customer

Tampilan di atas tentu tidak sesuai dengan yang kita inginkan. Pada form ini, Record Selector tidak diperlukan, demikian juga Navigation Buttons (karena form tidak mengandung data). Ukuran Subform juga tidak sesuai dengan bidang layar yang tersedia, dan Subform belum menampilkan form yang diinginkan. Oleh karena itu, kita perlu mengatur property, baik property form maupun property setiap control (sesuai keperluan).

Mengatur Property Form

Lakukanlah langkah-langkah sebagai berikut:
  1. Tampilkan form frm_Customer ke dalam Design View.
  2. Tekan F4 untuk menampilkan Property Sheet.
  3. Klik Form Selector (pojok kiri-atas Ruler) atau pilih “Form” pada Selection Type pada Property Sheet.
  4. Atur property seperti terlihat pada gambar berikut ini. Tidak semua property perlu kita atur, cukup yang perlu diubah saja.

    Gambar 9. Mengatur Property Form
  5. Klik tab “Event” pada Property Sheet. Pada event “On Resize” pilih “[Event Procedure]” lalu klik tombol Builder di sebelah kanannya.

    Gambar 10. Mengatur event On Resize
  6. Muncul jendela Visual Basic for Application. Pada bidang code, ketik code sebagai berikut:

    Gambar 11. Memasukkan code untuk On Resize
  7. Simpan (klik ikon Disket atau tekan Ctrl+S), lalu tutup jendela Visual Basic for Application.

Mengatur Property Control

Control yang perlu diatur property-nya adalah Subform. Property yang perlu diatur adalah:
Name: Sub1
Source Object: frm_Customer_sub

Gambar 12. Mengatur property Subform

Selesai. Simpan form.

Jika sekarang anda menjalankan form, maka akan tampak seperti pada gambar berikut ini:



Gambar 13. Tampilan form Daftar Customer

MENAMBAHKAN FUNGSI DOUBLE-CLICK

Satu hal yang belum tercapai pada form di atas adalah fungsi double-click pada record selector untuk menampilkan data dalam single form.

Untuk menambahkan fungsi tersebut, lakukan langkah-langkah sebagai berikut:
  1. Tutup form “Daftar Customer” (frm_Customer) jika masih terbuka.
  2. Tampilkan form frm_Customer_sub ke dalam Design View.
  3. Tampilkan Property Sheet. Pilih “Form” pada Selection Type.
  4. Klik tab Event pada Property Sheet. Pada event “On Dbl Click” pilih “[Event Procedure]” lalu klik tombol Builder di sebelah kanannya.

    Gambar 14. Mengatur event Double-Click
  5. Pada jendela Visual Basic for Application yang muncul, ketik code sebagai berikut:

    Gambar 15. Code untuk event Double-Click

    Perhatikan: Comment (yang berwarna hijau dan diawali dengan apostrop) tidak harus diketik, namun informasi dalam comment ini sangat bermanfaat setelah sekian lama dimana kita sudah lupa dengan code yang ditulis.
  6. Simpan dan tutup jendela Visual Basic for Application.
  7. Kembali ke Access, simpan form (jika belum) lalu tutup.
Selesai.

Sekarang jalankan frm_Customer kembali, lalu cobalah double-click pada salah satu record selector (buka di dalam sel / field), maka akan muncul form popup yang memuat data (frm_Customer_data).



Gambar 16. Tampilan form yang memuat data

Demikianlah tata cara membuat form untuk mengelola data Customer. Tentu saja form ini masih bisa dikembangkan lagi, seperti penambahan fungsi pencarian dan filter data yang fleksibel dan memudahkan pemakai, dan sebagainya. Namun hal-hal seperti ini membutuhkan lebih banyak penulisan code atau script program, dan akan lebih banyak pembahasan juga. (Nanti kita tidak sampai-sampai pada pembahasan inti pembuatan Invoice :) ).

Tata cara pembuatan form yang sudah kita bahas (saya menamakannya form “tiga serangkai” karena terdiri dari form utama, form untuk subform, dan form untuk menampilkan data secara single form) akan selalu digunakan pada hampir setiap data yang kita kelola, seperti data supplier, data barang, data karyawan, data Invoice, dan sebagainya.

Oya, tata cara pemasukan dan pengelolaan data yang sudah kita bahas tergolong sederhana. Belum ada “data verification” atau fungsi untuk mengecek validitas data dan hal-hal semacam itu. Panjang sih menjelaskannya dalam teks, dan anda juga mungkin kurang suka membaca yang ‘kebanyakan’ hehehe…

Well, in syaa Allah pada artikel berikutnya kita akan mulai membahas pembuatan Invoice. Bantu do’akan saya ya agar sehat dan sempat ya, serta masih mampu menulis tentunya…

Salam.

(Bersambung)

<< Download versi .PDF dari artikel ini >>

Alternatif MS Access


Oleh: Haer Talib (HaerTalib.com)

Hingga saat ini saya masih yakin tidak ada software *pengelola* database se-convenient MS Access yang tersedia di 'pasaran'.

Saya kasih remark pada kata *pengelola* agar tidak salah faham, karena kalau disebut *software database* maka akan meliputi juga mesin database seperti SQL Server, MySQL, Oracle, dan yang semacam itu.

Saya memang menganggap MS Access itu tool atau software untuk mengelola database, karena databasenya sendiri tidak harus menggunakan MS Access, tetapi bisa saja menggunakan mesin database yang saya sebutkan di atas.

Kelebihan MS Access, adalah ada 3 in 1, yaitu:
  1. Bisa sebagai mesin database, jadi kita bisa membuat database dan menyimpan data hanya pada MS Access.
  2. Bisa sebagai pengelola database, tidak masalah databasenya darimana asal kita bisa terkoneksi dengan sumbernya maka kita bisa mengakses dan mengelolanya.
  3. Bisa digunakan untuk membuat program aplikasi yang akan mengotomatiskan sebagian pekerjaan mengelola database, atau membuat system yang akan mengatur pekerjaan.
Kelebihan yang lain terkait dengan kemudahan pemakaian, namun hal ini bagi pengguna tool non MS Access tentu akan merasa lebih mudah menggunakan tool kebiasannya sendiri.

Untuk memperkuat keyakinan, saya melakukan penelusuran (searching/browsing) via Google, dan mendapatkan beberapa software yang diandalkan dapat menjadi substitute MS Access. Berikut ini yang menurut saya cukup bagus, jadi saya pilih untuk dicantumkan:
Masih ada beberapa nama yang lain namun setelah saya baca keterangan dan reviewnya, saya anggap kurang pas dibandingkan langsung dengan MS Access (lebih ke arah aplikasi front-end).

Dari 5 nama yang saya daftar di atas, saya mencoba mengurutkan berdasarkan kedekatannya dengan kemampuan MS Access, namun kesimpulan saya semuanya masih cukup jauh untuk menggantikan MS Access. Jadi, saya tetap memilih MS Access!

Berikut ini beberapa artikel yang saya pilih sebagai komplemen tulisan saya ini, yang saya anggap cukup serius dan logis di dalam membuat review:

Bagi pecinta MS Access, saya ucapkan selamat. Anda tidak salah pilih :)

Mengelola Database MySQL Dengan MS Access

Oleh: Haer Talib (HaerTalib.com)

Kemarin, sempat ada diskusi yang menarik di antara Access Master via WA Group. Topiknya tentang pengelolaan database MySQL. Menurut saya, MS Access masih merupakan tool yang lebih baik dan lebih mudah digunakan dibandingkan tool lain yang tersedia, misalnya Navicat (download di https://www.navicat.com/download/support-download?product=navicat_premium_en_x64.exe).

Berikut ini perbandingan sekilas tampilan Navicat dan MS Access ketika mengakses data yang sama.

Mengelola database MySQL dengan Navicat

Mengelola database MySQL dengan MS Access

Baik Navicat maupun MS Access adalah software yang berbayar, tetapi jika anda sudah pernah menggunakan MS Access, maka anda tentu tahu bahwa dengan software ini kita menjadi SANGAT leluasa dalam mengelola dan mengolah data, termasuk membuat aplikasi!

Data yang saya tampilkan di atas berasal dari server MySQL di Internet (hosting), sementara Navicat dan MS Access berjalan di local computer. Cara koneksinya juga hampir sama.

Berikut ini saya tunjukkan cara membuat koneksi MS Access ke MySQL di Internet.

Persyaratan:

  1. Anda harus mempunyai database dulu di tempat hosting (tentunya). Untuk ini anda harus berlangganan paket hosting yang bisa direct database access (minta ke hosting providernya).
  2. Buat database dan table. Umumnya database bisa dibuat melalui cpanel, sedangkan table dibuat menggunakan tool (biasanya pakai PhpMyAdmin yang gratis disediakan hosting provider).
  3. Install ODBC Connector ke MySQL (bisa download di sini: https://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/).

Cara membuat koneksi di MS Access:

  1. Jalankam MS Access (kalau nggak punya, bisa download di RumahAccess.com page Download).
  2. Buat sebuah Blank Desktop Database.
  3. Klik menu External Data, klik "ODBC Database" (lihat gambar-gambar di bawah).
  4. Pilih opsi "Link to the data source..." agar data selalu "Live" sesuai dengan data di server. Klik "OK".
  5. Muncul kotak dialog "Select Data Source". Saat ini klik tab "Machine Data Source" saja, lalu klik tombol "New..."
  6. Pada kotak dialog "Create New Data Source", klik "Next" lalu pilih driver "MySQL ODBC..."
    Klik "Next".
  7. Klik "Finish".
  8. Pada Data Source Configuration, isi parameter yang diperlukan untuk koneksi, yaitu:
    "Data Source Name" (nama pengenal untuk koneksi yang sedang anda buat, agar bisa dipakai lagi kemudian).
    "TCP/IP Server" (bisa memasukkan alamat IP server/situs anda atau nama domain).
    "User" (username untuk login ke database).
    "Password" (password untuk login ke database).
    "Database" (nama database yang akan diakses).
  9. Klik tombol "Test" untuk menguji apakah parameter yang anda masukkan sudah benar. Jika berhasil melakukan koneksi, klik "OK".
  10. Pada kotak dialog "Select Data Source" tadi telah tercipta sebuah koneksi yang bisa anda gunakan lagi jika perlu. Klik "OK".
  11. Tunggu sesaat sehingga muncul kotak "Link Tables".
  12. Pilih table-table dari database yang ingin anda masukkan ke dalam file Access. Klik opsi "Save Password" agar anda tidak perlu memasukkan password setiap kali ingin mengakses table.
    Klik "OK".
  13. Klik "Save Password" pada pertanyaan konfirmasi yang muncul.
    Save password ini perlu diaktifkan agar kita tidak repot memasukkan password ketika mengakses table, namun ada 'bahaya' nya karena password disimpan dalam file Access yang bisa dibuka oleh orang yang mengerti. Jadi pastikan file Access anda tidak diberikan ke orang yang tidak berhak.
  14. Sekarang anda sudah bisa menggunakan table sebagaimana biasa pada MS Access!


Gambar 1

Gambar 2

Gambar 3

 Membuat Koneksi MySQL dengan MS Access 
Gambar 4

Gambar 5

Enjoy MS Access!

In-House Training @KPP Menteng Dua

RumahAccess Indonesia mendapat kehormatan memberikan in-house training MS Access di KPP Pratama Jakarta Menteng Dua, Kamis 11 Jan 2018, dengan jumlah peserta 10 orang. Trainer: Bp. Haer Talib.

Berikut ini beberapa foto kegiatan. Foto-foto lainnya dapat dilihat di Facebook.com/RumahAccess.





Belajar MS Access (6)

Oleh: Haer Talib (haer.RumahAccess.com)

Artikel ini merupakan lanjutan artikel Belajar MS Access (5).

Keterangan:
Artikel Belajar MS Access ditulis secara bersambung di www.RumahAccess.com sebagai bahan belajar/tutorial bagi pemula. Dalam tulisan ini dibahas cara pembuatan database dan aplikasi Invoice sebagai contoh kasusnya.


Pada artikel sebelumnya kita telah belajar membuat form dengan Design View. Dengan tool ini (Design View) kita membuat form mulai dari “nol” (awal), lalu mengaitkan sumber data dan menempatkan field-field data pada form, dan mengatur tata letaknya.

Pada artikel ini kita akan mencoba mengkustomasi form agar tampak lebih menarik dan mendukung fungsi yang diinginkan.


MENENTUKAN DEFAULT VIEW


Single Form


Form bisa ditampilkan dalam macam-macam bentuk. Secara default, form yang kita buat dengan Design View akan ditampilkan dalam bentuk “Single Form”, artinya form hanya menampilkan sebuah record. Jika ingin menampilkan record yang lainnya, kita perlu menggunakan Navigation Buttons (di bagian bawah form).

Jika menggunakan keyboard, navigasi record bisa dilakukan dengan tombol-tombol sebagai berikut (pada Single Form):
PgUp - pindah ke record sebelumnya
PgDn - pindah ke record berikutnya
Ctrl+Home - pindah ke record pertama
Ctrl+End - pindah ke record terakhir
Ctrl+Plus - menambahkan record (menuju record baru)
Ctrl+Minus - menghapus record sekarang (yang sedang ditampilkan)


Datasheet Form


Bentuk tampilan form yang lain adalah “Datasheet”. Untuk mengaturnya, pada Design View tampilkan Property Sheet. Pilih objek “Form”. Pada tab Format, atur property Default View menjadi “Datasheet”.


Gambar 1. Mengatur Default View

Simpan form dan tutup. Double-click form pada Navigation Pane, maka form akan ditampilkan seperti berikut ini:


Gambar 2. Tampilan form dalam bentuk Datasheet

Form dalam bentuk Datasheet dapat menampilkan banyak record sekaligus sehingga navigasi record cukup mudah (dilengkapi dengan scroll bar).

Perbedaan form dalam bentuk Datasheet dengan table atau query yang ditampilkan dalam Datasheet antara lain:
  • Pada form, judul kolom diatur melalui Label yang diasosiasikan (nempel) dengan field (sedangkan pada table atau query, judul kolom menggunakan nama field, atau property Caption untuk field tersebut jika diatur).
  • Pada form, kita bisa menambahkan unsur programming, misalnya ketika form ditampilkan, atau ketika user melakukan sesuatu.

Continuous Forms


Bentuk form yang lain adalah “Continuous Forms”. Pada bentuk ini, form bisa menampilkan beberapa record sekaligus, tamun tidak secara tabular. Tata letak field masih dipertahankan.


Gambar 3. Mengatur form sebagai Continuous Forms


Gambar 4. Tampilan form dalam bentuk Continuous Forms

Split Form


Split Form merupakan gabungan dari Datasheet form dan Single form.


Gambar 5. Tampilan form dalam bentuk Split Form

Letak (posisi) Datasheet pada Split Form bisa ditentukan, apakah di atas ataukah di samping.


Gambar 6. Mengatur posisi Datasheet pada Split Form

Untuk tujuan aplikasi yang akan kita buat, kita membutuhkan dua macam bentuk form data, yaitu dalam bentuk Datasheet dan dalam bentuk Single Form.
Untuk itu, lakukanlah langkah-langkah sebagai berikut:
1.    Buka form frm_Customer_data yang telah dibuat pada latihan terdahulu ke dalam Design View.
2.    Tekan F12 untuk melakukan “Save As”.
3.    Simpan form dengan nama: frm_Customer_sub
4.    Untuk frm_Customer_sub, atur Default View nya menjadi: Datasheet.
5.    Simpan dan tutup form frm_Customer_sub.


MEMBUAT FORM POPUP


Form-form yang kita bahas di atas dapat dikategorikan sebagai form normal, yang berarti ukurannya akan mengikuti ukuran jendela Microsoft Access.

Form “popup” adalah form yang ukurannya tidak mengikuti ukuran jendela MS Access, dan tampil “di atas” form normal (berbentuk jendela sendiri). Form popup dapat “keluar” dari jendela MS Access.

Untuk membuat form popup, atur property Popup (di bawah tab Other) menjadi “Yes”.


Gambar 7. Mengatur property Popup

Untuk keperluan aplikasi yang kita buat, lakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1.    Buka form frm_Customer_data ke dalam Design View.
2.    Atur property Popup menjadi “Yes”.

Perhatikan, form frm_Customer_data seharusnya tampak sebagai berikut (dalam Design View):


Gambar 8. Form frm_Customer_data dalam Design View


MEMFORMAT PENAMPILAN FORM


Simpan dan tutuplah form frm_Customer_data, lalu double-click nama form tersebut pada Navigation Pane untuk menjalankannya (Open dalam Form View). Kira-kira akan tampak sebagai berikut:


Gambar 9. Tampilan frm_Customer_data dalam Form View

Form di atas sudah bisa berfungsi sebagaimana mestinya. Namun untuk keindahan tampilan, kita bisa mengatur lebih jauh sehingga akan tampak sebagai berikut:



Gambar 10. Tampilan form frm_Customer_data yang diinginkan

Untuk membuat form frm_Customer_data tampak seperti pada gambar di atas, lakukan langkah-langkah sebagai berikut:

1.    Buka form frm_Customer_data ke dalam Design View.
2.    Klik-kanan pada bidang form, lalu pilih “Form Header/Footer” (perhatikan agar tidak salah memilih “Page Header/Footer”).



Gambar 11. Menampilkan Form Header/Footer

3.    Klik menu tab DESIGN, tampilkan semua Control (lihat gambar di bawah), lalu pastikan menu “Use Control Wizards” tidak diaktifkan (karena kita tidak menggunakannya).
4.    Pada daftar Control klik control Image (letaknya yang terakhir, lihat gambar di bawah). Klik pada bidang Form Header, lalu cari sebuah gambar ikon (bisa disediakan terlebih dahulu/cari di Internet). Atur ukuran gambar ikon tersebut menjadi 1,5cm x 1,5 cm saja (bisa menggunakan Property Sheet).



Gambar 12. Menambahkan control Image

5.    Tambahkan control Label untuk menulis judul “CUSTOMER DATA”. Klik menu tab FORMAT untuk mengubah font dan warna teks.



Gambar 13. Menambahkan Label untuk teks judul form

6.    Tampilkan Property Sheet, pilih objek “Form”. Pada property Picture, klik tombol […] di bagian kanan, lalu pilih gambar untuk backgroud form (bisa disediakan terlebih dahulu/cari di Internet).


Gambar 14. Memasang gambar background

Agar gambar bisa memenuhi seluruh bidang form, pada property Picture Size Mode, pilih “Stretch”.

7.    Selanjutnya, atur property-property sebagai berikut:



8.    Simpan dan tutup form frm_Customer_data.
Sekarang, jika anda men-double-click form frm_Customer_data pada Navigation Pane, maka form akan terlihat seperti pada Gambar 10.

(Bersambung)